Cinco pasos clave para establecer una metodología de gestión por proyectos

En muchas organizaciones, sobre todo pequeñas y medianas, se está planteando el reto de establecer una fórmula de metodología de gestión por proyectos que produzca mejores resultados.

Sean casos donde la organización ha crecido, y por tanto haya que atacar proyectos de mayor envergadura, o porque el entorno se ha vuelto más complejo, o porque cada vez se venden más “proyectos” a medida, en lugar de productos, se ven en la necesidad de “profesionalizar” su gestión por proyectos.

¿Qué es la metodología de un proyecto?

Surge pues la idea de “implantar una metodología”, en este caso para la gestión por proyectos, típicamente con la intención de que aplicando “algo estándar” (como A Guide to the Project Management Body of Knowledge, de PMBOK® Guide, CMMI, PRINCE2, etc.) sea suficiente. Y con la expectativa de que, a partir de ese momento, se van a solucionar los problemas existentes y los nuevos proyectos, bajo la nueva metodología, todos van a cumplir hitos de tiempo y objetivos de coste.

El PMI es el Project Management Institute, un organismo básico a nivel internacional en lo que a la gestión de proyectos respecta. En este caso, según la guía mencionada llamada PMBOK, encontramos una serie de componentes clave para la dirección:

Ciclo de vida del proyecto: es decir, las fases de desarrollo.
Fase del proyecto: el conjunto de actividades que culmina con la finalización de los entregables.
Punto de revisión de fase: el final de una fase, cuando se toman decisiones para pasar a la siguiente y se da por concluida la anterior realizadas las modificaciones pertinentes.
Grupos de procesos: encargada a la dirección de proyectos, agrupa herramientas, entradas y salidas y técnicas relacionadas. Incluye procesos de inicio, ejecución, planificación, monitorización y cierre.
Áreas de conocimiento: áreas de Project Management que se identifican según requisitos, conocimientos y demás, descritos según procesos, datos, prácticas, resultados, herramientas, etc.

¿Por qué debería usar una metodología para gestionar un proyecto?

Las ventajas de utilizar una metodología para gestionar un proyecto son muchas. A continuación, te explicamos las principales razones:

La metodología nos proporciona todos los pasos necesarios para gestionar el proyecto adecuadamente. Gracias a ella es posible definir las acciones, las actividades y las fases de proyecto. De este modo, se evita la confusión y la falta de directrices claras.
Aporta procedimientos y mecanismos de control y seguimiento. Para ello, se establecen indicadores clave y KPIs, así como puntos de control y revisiones periódicas. De este modo, seremos capaces de detectar a tiempo las desviaciones.
Ayuda a llevar a cabo una mejor gestión de riesgos. Una metodología correcta y bien aplicada incluye mecanismos que ayudan a anticipar posibles obstáculos y problemas.
La comunicación es mucho más eficiente gracias a los canales de comunicación que proporciona, así como a los informes y reuniones periódicas.
La metodología de gestión de proyectos fomenta el aprendizaje y la mejora continua. De esta manera, se tiene en cuenta qué ha funcionado y qué no, para aplicarlo en los siguientes proyectos.

Los 5 pasos para establecer una metodología de gestión de proyectos

La elección del tipo de metodología de gestión por proyectos que se va a usar para desarrollar los procesos depende de la naturaleza del mismo. Sea como fuere, es necesario realizar un análisis previo para acertar con la elección.

Se pueden concretar cinco pasos para establecer una metodología, que se detallan a continuación.

1. Mapear lo que funciona

Se trata de establecer aquellas prácticas, procedimientos, métodos y procesos que son útiles en la gestión del proyecto concreto. En este punto, vamos a tratar de abordar cómo queremos realizar el trabajo, cuáles son las mejores opciones que podemos aplicar.

2. Hacer un benchmark

El bechmark consiste en comparar el rendimiento de los diferentes tipos de elementos y herramientas puestas en práctica con anterioridad. Así, sabremos cómo se gestionan los proyectos que se llevan a cabo en la empresa, y cuáles han dado mejores resultados.

Aunque existen estándares y métodos prácticos para sectores concretos, lo cierto es que lo ideal sería establecer una comparativa lo más personalizada posible.

3. Definir los procesos

Se trata de establecer los procesos que supondrán mejoras en la práctica de gestión de proyectos en la organización. Esos procesos pueden estandarizarse para todos los proyectos mediante reglas, plantillas y procedimientos.

El establecimiento de medidas que reflejen si se están implementando o no los procesos, y ligándose o no a recompensas, juega un papel principal en el cambio cultural hacia una organización orientada a proyectos.

4. Documentar los procesos y sus componentes

Se deben incluir las plantillas, los procesos, los procedimientos y las herramientas que se utilizan. El objetivo es llegar a establecer una metodología propia y totalmente personalizada.

5. Reevaluar y refinar un proceso iterativo

Los componentes de la metodología serán revisados de forma periódica, actualizados y modificados cuando sea necesario. Esta es una evolución continua, según la organización madura en la práctica de la gestión de proyectos. Una metodología no debería ser estática.

Las 6 metodologías de gestión por proyectos más utilizadas

Hay múltiples metodologías de gestión por proyectos que se pueden aplicar. Para elegir la correcta, lo mejor es conocer las más importantes. Veamos cuáles son.

1. Cascada

Establecer una metodología de gestión por proyectos en cascada o waterfall significa que se pondrá en marcha una secuencia de acciones con diversas fases:

Fase de requisitos: se toma nota de las necesidades para la puesta en marcha.
Fase de diseño: se diseña y planifica el camino a recorrer para que el proyecto vea la luz.
Fase de desarrollo: se construye el camino diseñado.
Fase de pruebas: se pone a prueba el proceso para comprobar que todo funciona correctamente. Si alguna prueba da error, se desanda el trayecto y se repite.
Fase de implementación: se lanza el proyecto al mercado.
Fase de mantenimiento: se comprueba que todo funciona correctamente y se corrigen errores que puedan surgir.

2. Agile

Proveniente del área de desarrollo de software, se puede aplicar a otros submodelos, por ejemplo, el Scrum o el Kanban, si así se desea.

Esta técnica de gestión de proyectos consiste en la división en sprints o hitos del proyecto al completo. A través del cumplimiento y finalización de estas pequeñas fases, se va a avanzando en todo momento.

Por ejemplo, si se acaba con una parte del proyecto, pero se detecta una reacción negativa del público, se convierte en un nuevo hito para retomar la realización de la fase, hacer los cambios pertinentes y continuar con los demás sprints.

Esta técnica promueve una amplia colaboración entre los miembros del equipo, lo que, a su vez, evita posibles retrasos en la culminación de las tareas, trabajando en hitos que se basan en intervalos de tiempo más cortos.

3. Metodología híbrida

Una metodología híbrida se basa en la combinación de dos o más elementos metodológicos de naturaleza diferente. Es decir, aplicado a la gestión de proyectos, implica que usaremos dos o más metodología en el proceso, por lo que, con su combinación, creamos un método nuevo.

O sea, cuando optamos por esta metodología, significa que vamos a combinar dos o más de estos métodos, extraídos de los más populares y usados a día de hoy:

Mapeo de alcances.
PRINCE2.
Six Sigma.
Agile.
CPM o Método de la Ruta Crítica.
Cascada o Waterfall.
Skrum.
Kanban.

Como acabamos de ver, es común que la metodología Agile se combine con la Skrum o Kanban. No obstante, podríamos hacer algo similar con varias de ellas, uniendo, por ejemplo, CPM con Six Sigma, o Waterfall como PRINCE2, etc.

4. Método de la Ruta Crítica

Llamada popularmente CPM, tiene como objetivo la representación gráfica de una secuencia de elementos extraídos de los principales de un proyecto, así como el tiempo transcurrido entre cada uno de ellos.

De esta forma creamos un mapa que nos ayuda a delimitar la ruta más corta para finalizar el proyecto global.

Esta técnica permite crear sub-rutas, es decir, rutas paralelas que, necesariamente, han de ser más cortas. De hecho, está diseñada para ver también la dependencia de recursos, los tiempos determinados y las especificaciones concretas del proyecto.

5. La metodología Kanban

Se trata de una metodología especialmente útil para controlar las tareas pendientes, que se representan utilizando tableros y otro tipo de elementos visuales. De esta manera, los flujos de trabajo se conocen mediante un solo golpe de vista, y es posible controlar en mayor medida el progreso del proyecto.

Se pueden utilizar muchos programas diferentes para aplicar esta metodología. Lo importante es que nos permitan elaborar gráficos visuales y fáciles de reconocer. Además, son especialmente útiles para equipos de trabajo en remoto.

6. Método de ruta crítica

Este método es muy importante para identificar cuáles son las tareas críticas de un proyecto. Para ello, se establecen interdependencias que permiten conocer las tareas esenciales, así como monitorizar los objetivos del proyecto.

Gracias a la metodología de ruta crítica es posible priorizar el trabajo más importante, así como gestionar los plazos adecuadamente. Se suele utilizar sobre todo en equipos de trabajo pequeños y medianos.

En definitiva, como hemos explicado en este artículo, establecer una metodología de gestión de proyectos adecuada es esencial para poder llevar cada proyecto a término correctamente. Existen muchos tipos diferentes, pero deberán adaptarse a cada compañía y empresa.