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Cinco pasos clave para establecer una metodología de gestión por proyectos

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En muchas organizaciones, sobre todo pequeñas y medianas, se está planteando el reto de establecer una fórmula de metodología de gestión por proyectos que produzca mejores resultados. Sean casos donde la organización ha crecido, y por tanto haya que atacar proyectos de mayor envergadura, o porque el entorno se ha vuelto más complejo, o porque cada vez se venden más “proyectos” a medida, en lugar de productos, se ven en la necesidad de “profesionalizar” su gestión por proyectos.

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Qué es la metodología del PMI

Surge pues la idea de “implantar una metodología”, en este caso para la gestión por proyectos, típicamente con la intención de que aplicando “algo estándar” (como A Guide to the Project Management Body of Knowledge, de PMBOK® Guide, CMMI, PRINCE2, etc.) sea suficiente. Y con la expectativa de que, a partir de ese momento, se van a solucionar los problemas existentes y los nuevos proyectos, bajo la nueva metodología, todos van a cumplir hitos de tiempo y objetivos de coste.

El PMI es el Project Management Institute, un organismo básico a nivel internacional en lo que a la gestión de proyectos respecta. En este caso, según la guía mencionada llamada PMBOK, encontramos una serie de componentes clave para la dirección:

  • Ciclo de vida del proyecto: es decir, las fases de desarrollo.
  • Fase del proyecto: el conjunto de actividades que culmina con la finalización de los entregables.
  • Punto de revisión de fase: el final de una fase, cuando se toman decisiones para pasar a la siguiente y se da por concluida la anterior realizadas las modificaciones pertinentes. 
  • Grupos de procesos: encargada a la dirección de proyectos, agrupa herramientas, entradas y salidas y técnicas relacionadas. Incluye procesos de inicio, ejecución, planificación, monitorización y cierre. 
  • Áreas de conocimiento: áreas de Project Management que se identifican según requisitos, conocimientos y demás, descritos según procesos, datos, prácticas, resultados, herramientas, etc.

Cuáles son las metodologías y técnicas de un proyecto

“Metodología” es una de esas palabras que muchas veces se utiliza de manera que proporciona menos de lo que promete. Una metodología es un conjunto de prácticas, procedimientos, y reglas utilizadas por aquellos que trabajan en una disciplina; es decir, es un conjunto de métodos de trabajo. Pero una metodología es algo más que un conjunto de métodos, es un marco que tiene sentido. ¡Para cada organización o unidad de negocio será distinta!

Produce mucha confusión el asignar a alguien la tarea de establecer una metodología sin tener claro para qué sirve ni qué es lo que conlleva. Como en cualquier proyecto, y establecer una metodología es un proyecto, el paso más crítico para el éxito es: definir los requisitos.

Una metodología estandariza la estructura de la gestión de proyectos, secuencia las fases, y describe las mejores prácticas para que se puedan predecir y repetir cosas y se utilicen los recursos más eficientemente. Esto reduce también la probabilidad de sobrepasar el coste y el tiempo promoviendo la programación basada en entregables.

Es curioso, pero muchos de los elementos de una metodología ya existen en esa empresa que se plantea su implantación. Así, las primeras tareas deberían consistir en averiguar lo que ya funciona bien, y dónde se encuentran los gaps entre lo que ya tenemos y lo que es necesario.

Qué tipo de metodología se utiliza en un proyecto

La elección del tipo de metodología de gestión por proyectos que se va a usar para desarrollar los procesos depende de la naturaleza del mismo. Sea como fuere, es necesario realizar un análisis previo para acertar con la elección.

Se pueden concretar cinco pasos para establecer una metodología:

  1. Mapear lo que funciona ya en términos de prácticas, procedimientos, métodos y procesos.
  2. Hacer un benchmark de cómo se gestionan los tipos de proyectos y actividades que lleva a cabo tu organización. Siempre habrá estándares y métodos prácticos particulares para sectores de la industria.
  3. Definir los procesos que supondrán mejoras en la práctica de gestión de proyectos en tu organización. Esos procesos pueden estandarizarse para todos los proyectos mediante reglas, plantillas y procedimientos. El establecimiento de medidas que reflejen si se están implementando o no los procesos, y ligándose o no a recompensas, juega un papel principal en el cambio cultural hacia una organización orientada a proyectos.
  4. Documentar todos los procesos y sus componentes: plantillas, procedimientos, La compilación resultante de principios, procesos y herramientas puede denominarse tu metodología.
  5. Reevaluar y refinar un proceso iterativo. Los componentes de la metodología serán revisados de forma periódica, actualizados y cambiados cuando sea necesario. Esta es una evolución continua, según la organización madura en la práctica de la gestión de proyectos. Una metodología no debería ser estática.

Cualquier metodología debería verse como un conjunto de documentos, describiendo un conjunto vivo de procesos. Una de las funciones principales de la oficina de proyectos es capturar lecciones aprendidas y sugerencias para mejorar los procesos de gestión de proyectos de los profesionales que dirigen dichos proyectos y así mejorar de forma continua la metodología.

Metodología de gestión por proyectos: las más utilizadas

Hay múltiples metodologías de gestión por proyectos que se pueden aplicar. Para elegir la correcta, lo mejor es conocer las más importantes. Veamos cuáles son.

Cascada

Establecer una metodología de gestión por proyectos en cascada o waterfall significa que se pondrá en marcha una secuencia de acciones con diversas fases:

  • Fase de requisitos: se toma nota de las necesidades para la puesta en marcha.
  • Fase de diseño: se diseña y planifica el camino a recorrer para que el proyecto vea la luz.
  • Fase de desarrollo: se construye el camino diseñado.
  • Fase de pruebas: se pone a prueba el proceso para comprobar que todo funciona correctamente. Si alguna prueba da error, se desanda el trayecto y se repite.
  • Fase de implementación: se lanza el proyecto al mercado.
  • Fase de mantenimiento: se comprueba que todo funciona correctamente y se corrigen errores que puedan surgir.

Agile

Proveniente del área de desarrollo de software, se puede aplicar a otros submodelos, por ejemplo, el Scrum o el Kanban, si así se desea.

Esta técnica de gestión de proyectos consiste en la división en sprints o hitos del proyecto al completo. A través del cumplimiento y finalización de estas pequeñas fases, se va a avanzando en todo momento.

Por ejemplo, si se acaba con una parte del proyecto, pero se detecta una reacción negativa del público, se convierte en un nuevo hito para retomar la realización de la fase, hacer los cambios pertinentes y continuar con los demás sprints.

Esta técnica promueve una amplia colaboración entre los miembros del equipo, lo que, a su vez, evita posibles retrasos en la culminación de las tareas, trabajando en hitos que se basan en intervalos de tiempo más cortos.

Metodología híbrida

Una metodología híbrida se basa en la combinación de dos o más elementos metodológicos de naturaleza diferente. Es decir, aplicado a la gestión de proyectos, implica que usaremos dos o más metodología en el proceso, por lo que, con su combinación, creamos un método nuevo.

O sea, cuando optamos por esta metodología, significa que vamos a combinar dos o más de estos métodos, extraídos de los más populares y usados a día de hoy:

  • Mapeo de alcances.
  • PRINCE2.
  • Six Sigma.
  • Agile.
  • CPM o Método de la Ruta Crítica.
  • Cascada o Waterfall.
  • Skrum.
  • Kanban.

Como acabamos de ver, es común que la metodología Agile se combine con la Skrum o Kanban. No obstante, podríamos hacer algo similar con varias de ellas, uniendo, por ejemplo, CPM con Six Sigma, o Waterfall como PRINCE2, etc.

Método de la Ruta Crítica

Llamada popularmente CPM, tiene como objetivo la representación gráfica de una secuencia de elementos extraídos de los principales de un proyecto, así como el tiempo transcurrido entre cada uno de ellos.

De esta forma creamos un mapa que nos ayuda a delimitar la ruta más corta para finalizar el proyecto global.

Esta técnica permite crear sub-rutas, es decir, rutas paralelas que, necesariamente, han de ser más cortas.

Es una técnica diseñada para ver también la dependencia de recursos, los tiempos determinados y las especificaciones concretas del proyecto.

Conclusión

Una metodología de gestión por proyectos puede ser considerada como un mapa que lleva al equipo de proyecto de un punto ‘A’ a un punto ‘B’ durante el curso del mismo. Es una colección de las mejores prácticas y de procesos repetibles, que incluye piezas clave de información, para ayudar al éxito del equipo de proyecto.

Hay dos cualidades que son características de las metodologías con éxito:

  • Que estén basadas en estándares reconocidos.
  • Que sean flexibles y adaptables.

Cada organización es única y necesita enfocar los proyectos de forma diferente debido a sus procesos internos; y los diferentes proyectos requerirán que la metodología sea escalable: la organización puede añadir sus propias actividades en una metodología y proporcionar guías a los usuarios acerca de qué procesos usar para los diferentes tamaños y tipos de proyectos.

Sea como fuere, para esclarecer una metodología de gestión por proyectos, es necesario tener en cuenta todas las posibles variantes aquí expuestas.

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