Cómo elegir al equipo adecuado para ejecutar mi proyecto

El talento humano es hoy más que nunca uno de los factores más influyentes a la hora de determinar el éxito de un proyecto. Cuando la ventaja competitiva no radica en poseer la tecnología más avanzada, todo el esfuerzo se concentra en elegir al equipo adecuado para ejecutar tareas cada vez más complejas y que requieren de mayor responsabilidad y capacidad de decisión.

La función de captar talento, esencial en la labor de dirección de cualquier empresa, da como resultado la creación de los equipos humanos adecuados para conseguir los objetivos del proyecto.

Aspectos que debes tener en cuenta a la hora de elegir al equipo adecuado

Factores ambientales de la empresa 

Piensa que estás seleccionando personas, y que estas personas deben adaptarse tanto a tu forma de pensar como gestor líder de un proyecto como al trabajo con otros miembros del equipo. 

Eso no significa que todas las personas con las que cuentes deban tener perfiles o personalidades similares. Muy al contrario, los expertos indican que perfiles complementarios pueden conformar equipos de trabajo más creativos si se consiguen poner en marcha mecanismos de intercambio de ideas que enriquezcan el conjunto de los resultados. 

Para poner en marcha un equipo de trabajo cuentas tanto con las fuentes internas de tu propia empresa (bolsa de empleo, colaboradores habituales) como con fuentes externas, que cada vez adquieren mayor importancia. Por ejemplo, puedes usar el networking para que tus contactos te recomienden personas que podrían colaborar contigo. 

Por último, no olvides la formación de estas personas. Por muy cualificado que sea el perfil que escoges, lleva cierto tiempo aprender nuevos procesos de trabajo en nuevas organizaciones. Ten en cuenta, dentro del marco general de tu proyecto, cómo se va a articular esta formación, que disponibilidad van a tener estas personas para formarse y cuál tendrás tú o el responsable designado para formarlas, cuál es su experiencia previa y qué impacto va a tener esta formación en el coste total de tu proyecto.

Activos de los procesos de la organización

Pocas son las empresas de tamaño medio hoy en día que no cuentan con un departamento de recursos humanos que se encarga de reclutar, contratar y orientar al equipo del proyecto. No menosprecies esta ayuda, te ahorrará mucho tiempo. Además, en muchos casos estos departamentos cuentan con políticas, guías o procedimientos que regulan la asignación de personal que deberás respetar.

Organigrama del proyecto 

Es el primer borrador de tu equipo que tendrás que elaborar, donde especificarás de manera general el número de personas necesarias para llevar a cabo el proyecto.

Ten en cuenta que no es necesario elegir al equipo adecuado de una sola vez, puedes ir añadiendo miembros a medida que el proyecto vaya avanzando y su presencia sea necesaria.

Roles y responsabilidades

En un momento dado, antes de formar el equipo de proyecto, tendrás que dedicar tiempo a definir los cargos, las habilidades y las competencias que debe poseer cada persona que va a intervenir. Una definición clara de los roles y las responsabilidades ayuda a conseguir eficiencia porque evita duplicidades de tareas o que algunas de ellas no se realicen porque no tienen un responsable concreto.

Plan de gestión del personal

En proyectos muy grandes, las distintas personas que forman el equipo de proyecto intervienen en distintas fases. En estos casos, junto al cronograma, es necesario establecer el reparto del personal en cada una de estas fases.

Técnicas en la adquisición de equipos

Adquirir el equipo de trabajo es el proceso que consiste en identificar qué recursos hay disponibles y obtener aquellos que faltan y son necesarios para completar dicho equipo. Como jefe de proyecto, deberás negociar con el departamento de recursos humanos para que pueda proveerte con el talento necesario y al coste que tienes previsto. 

Esta habilidad de negociación por tu parte es esencial para el éxito del proyecto. Si fallas en conseguir el equipo adecuado, esto puede afectar tanto a tu calendario como a tu presupuesto, a la satisfacción del cliente, a la calidad del resultado final y, en consecuencia, aumentar los riesgos y la incertidumbre que manejarás. 

Algunas técnicas que ayudarán son:

• Pre-asignación: en algunos proyectos existen perfiles que ya han sido designados por la organización de antemano. Puede deberse a compromisos adquiridos antes con estas personas como parte de su desarrollo profesional, por ejemplo. En tu caso, este factor te beneficiará o te perjudicará en función del perfil de dichos profesionales. En cualquier caso, debes contar con ello como parte de tu proceso de adquisición de equipos.

• Negociación: en muchas organizaciones existen luchas internas por los recursos. Esto es, algunas personas están especialmente valoradas por su experiencia y su compromiso, por lo que tendrás que negociar con sus supervisores funcionales para conseguir que formen parte de tu equipo.

• Adquisición: en caso de que la organización no posea suficientes recursos internamente, se tendrá que abrir un proceso de contratación para cubrir determinadas vacantes. Esto te permitirá seleccionar talento de fuentes externas, bien mediante contratación individual o subcontratación de los servicios de otra empresa.

• Equipos virtuales: el auge del teletrabajo te permite ahora localizar talento en cualquier lugar del mundo. Gracias a Internet, y herramientas como las aplicaciones para videoconferencias y los sistemas de archivo de la información en la Nube, el trabajo en remoto es más sencillo que nunca. Todo o parte de tu equipo puede estar formado por personas que no están físicamente en el mismo lugar.

• Análisis de decisiones multicriterio: se trata de ir puntuando a los candidatos en función de diferentes cualidades y habilidades, lo que te lo pone mucho más fácil a la hora de elegir a los miembros que mejor encajan en cada proyecto.

Comenzar a trabajar tras elegir al equipo 

Una vez que se tiene a las personas adecuadas para llevar a cabo las tareas definidas previamente en el cronograma, es hora de empezar a trabajar. Si es necesario puedes elaborar un calendario de recursos que establezca el tiempo que cada miembro del equipo trabajará dentro del proyecto, esto consigue una mejor gestión del tiempo de trabajo y de los recursos disponibles.

Con el proyecto ya en marcha comprobarás que los roles de los miembros del equipo pueden cambiar, incluso pueden cambiar algunos de los miembros. Por eso, asegúrate de que el plan de gestión de personal es lo suficientemente flexible como para absorber estos cambios sin que supongan un retraso en el proyecto.

Tener en cuenta todos estos aspectos te ayuda a la hora de elegir al equipo adecuado de trabajo y mejorará la gestión de proyectos, al permitir terminar las tareas antes y de forma más satisfactoria.