Cómo implantar la Gestión por Proyectos

En muchas organizaciones, sobre todo pequeñas y medianas, se está planteando el reto de establecer una manera de gestionar los proyectos que produzca mejores resultados. En efecto, el Project Management recibe mucha atención últimamente como herramienta para intentar conseguir mejorar los resultados empresariales, y el establecimiento de unas buenas “maneras de hacer las cosas” es clave para ello.

Sean casos donde la organización ha crecido, y por tanto haya que atacar proyectos de mayor envergadura, o porque el entorno se ha vuelto más complejo, o porque cada vez se venden más “proyectos” a medida, en lugar de productos, se ven en la necesidad de “profesionalizar” su gestión por proyectos. Surge pues la idea de “implantar una metodología”, en este caso para la gestión por proyectos, típicamente con la intención de que aplicando “algo estándar” (como PMBOK, CMMI, Prince2, etc.) sea suficiente. Y con la expectativa de que, a partir de ese momento, se van a solucionar los problemas existentes y los nuevos proyectos, bajo la nueva metodología, todos van a cumplir hitos de tiempo y objetivos de coste.

“Metodología” es una de esas palabras que muchas veces se utiliza de manera que proporciona menos de lo que promete. Una metodología es un conjunto de prácticas, procedimientos, y reglas utilizadas por aquellos que trabajan en una disciplina; es decir, es un conjunto de métodos de trabajo. Pero una metodología es algo más que un conjunto de métodos, es un marco que tiene sentido. ¡Para cada organización, o unidad de negocio, será distinta!

Una metodología estandariza la estructura de la gestión de proyectos, secuencia las fases, describe las mejores prácticas para que se puedan predecir y repetir cosas y se utilicen los recursos más eficientemente. Esto reduce también la probabilidad de sobrepasar el coste y el tiempo promoviendo la programación basada en entregables.

Una metodología puede ser considerada como un mapa que lleva al equipo de proyecto de un punto A a un punto B durante el curso de un proyecto. Es una colección de las mejores prácticas y de procesos repetibles, que incluye piezas clave de información, para ayudar al éxito del equipo de proyecto.

Hay dos cualidades que son características de las metodologías con éxito:

1. Que estén basadas en estándares reconocidos
2. Que sean flexibles y adaptables.

Cada organización es única y necesita enfocar los proyectos de forma diferente debido a sus procesos internos; y los diferentes proyectos requerirán que la metodología sea escalable: la organización puede añadir sus propias actividades en una metodología y proporcionar guías a los usuarios acerca de qué procesos usar para los diferentes tamaños y tipos de proyectos. Una de las principales preocupaciones que tienen la mayoría de las organizaciones cuando establecen una metodología es que, así como están preocupadas por gestionar bien los proyectos, no quieren llegar a la “parálisis por análisis”, ni al uso indiscriminado de formularios, ni a ralentizar sus operaciones por imponer procesos burocráticos. Mi respuesta a estas dudas es que cualquier metodología buena debe ser escalable. Es decir, se ha de poder usar para pequeños, medianos y/o grandes, y también debe ser suficientemente flexible. Toda metodología debe contemplar la posible personalización para cada tipo de proyecto, según su magnitud. También, según si los requisitos están fijados de inicio o no, se puede optar por un ciclo de vida iterativo (ágil) o bien en cascada.

En general, podemos afirmar que nuestra metodología debería incluir, como mínimo:

1. Una visión completa del proceso de dirección de proyectos: inicio, planificación, ejecución, control y cierre, personalizada para tu entorno organizativo y mejores prácticas. Esto incluye procesos del proyecto, actividades, y las relaciones entre estos elementos.
2. Listas de comprobación de cosas que un equipo de proyecto necesita considerar, con una descripción de lo que se necesita en cada tarea.
3. Inputs y outputs clave asociados a cada una de las actividades y tareas. Estas deberían acompañarse de plantillas y ejemplos de cada una de las salidas.
4. Guías sobre cómo crear el equipo de trabajo: cuántas personas y qué tipo de habilidades. Las plantillas o los árboles de decisión pueden ayudar a identificar a estas personas.
5. Guías para identificar y conseguir el apoyo del sponsor del proyecto.
6. Un enfoque para conseguir definir los requisitos y las especificaciones del proyecto.
7. Estructuras estándar de bases de datos: un sistema de información de gestión de proyectos para colección, integración, y resumen de cronogramas, costes y utilización de recursos.
8. Guías para la identificación y responsabilidades del comité de seguimiento del proyecto.
9. Guías para la selección de cartera de proyectos, priorización y gestión, incluyendo procedimientos de cancelación de proyectos.
10. Guías para la aplicación de metodologías de gestión de proyectos de varios tamaños y complejidad.

Una metodología establece los  estándares de procesos y áreas de conocimiento, pero también proporciona métricas para juzgar el rendimiento, un sistema donde esos procesos pueden ser aplicados de forma consistente en la organización, y un método global (el modelo de madurez) para evaluar la efectividad de la metodología una vez esté implantado.