Cómo integrar la metodología Scrum en tu gestión de proyecto
En posts anteriores tratamos qué es la metodología ágil de gestión de proyectos, y en particular también qué implica la metodología Scrum, y sus etapas por ‘sprints’. Para aprovechar sus ventajas, podríamos plantearnos incorporar esta metodología en nuestros proyectos. En un gran proyecto hay que ser cauteloso, probablemente no todas las tareas requieran ser ‘ágiles’, y además no podemos caer en el error de ir desarrollando una solución software (por ejemplo) sin tener bien definido el tiempo y coste total. Necesitamos visibilidad de contorno, saber qué entregables esperamos al final. Y de ahí que la metodología “no-ágil” también tenga un papel relevante, definiendo entregables finales e intermedios, paquetes de trabajo concretos, una Estructura de Desglose del Trabajo (EDT o WBS) bien establecida, gestión de partes interesadas, comunicación del proyecto, riesgos de todo tipo, etc. Así pues, ¿cómo integrar las ventajas de Scrum en todo ello?
En un contexto donde ya tengamos el alcance de un gran proyecto descompuesto en distintos paquetes de trabajo (Work Packages), y que se disponga de una buena Estructura de Desglose del Trabajo, una metodología ágil como Scrum nos puede ayudar en cada uno de esos paquetes. Es decir, un paquete de trabajo concreto puede implicar el desarrollo de una solución software, con los entregables bien definidos, y es internamente a ese paquete de trabajo donde nos planteamos aplicar Scrum.
Estaríamos hablando por ejemplo de un paquete de trabajo de 3 meses de duración, presupuestado con 8 desarrolladores, y una solución software concreta esperada a la finalización. El alcance, tiempo y costes ‘envolventes’ están muy claros. En un contexto así, nos podemos plantear Scrum para atacar este trabajo. ¿cuáles serían los pasos para una correcta implementación? Me atrevo a proponeros estos 9:
- Elección del Scrum Máster
En primer lugar se debe elegir a la persona adecuada para liderar ese trabajo. No tiene por qué ser el Project Manager de todo el proyecto, sino que será el responsable de este desarrollo en particular, que se engloba en un proyecto mayor.
- Selección de los miembros del Scrum Team
Esta labor suele hacerse en compañía del Scrum Máster. Para ello, la clave es determinar qué habilidades deben tener estos colaboradores. En este punto solo nos han fijado el presupuesto de estos recursos humanos, así que hay que escoger bien sus perfiles.
- Elaboración del Backlog
Este punto es la clave del éxito de Scrum: definir las tareas y priorizarlas según su impacto, incidencia y complejidad en el conjunto del proceso. Esto debemos reflejarlo en un documento, el Backlog, que hace las veces de hoja de ruta o mapa del proceso. Si bien será nuestra referencia de cara a lo que venga, tiene que ser lo suficientemente flexible para incorporar los cambios que el contexto exija. Su elaboración le corresponde al Scrum Máster, aunque debe contar con el aval del Product Owner y tener en cuenta la capacidad productiva del Scrum Team. Este “Producto Owner” puede ser, perfectamente, el Project Manager del proyecto global.
- Planificación de las iteraciones o sprints
A este paso se le considera el primero del proceso de implementación. El Scrum Máster, el Scrum Team y el Product Owner se reúnen para definir los ciclos de trabajo en los que se dividirá el proyecto. Cada ciclo está compuesto por varias tareas, generalmente afines y con un objetivo específico, y al final de cada uno se presentará un resultado parcial del producto. También se deben definir los plazos para la ejecución, los cuales dependerán de la velocidad de trabajo de los equipos. Hay que recordar que lo esencial es que cada iteración suponga un avance con respecto al ciclo que le precedió y que siente las bases para la ejecución del próximo.
- Visibilizar el proceso
Cuando el proceso ya esté en marcha, al Scrum Máster le corresponde hacer uso de una pizarra o de una herramienta digital para reflejar el avance de las tareas. Sea cual sea el formato, lo importante es que en dicho tablero se visualicen las tareas pendientes, las que están en proceso y las que ya han finalizado.
- Realización de reuniones diarias
Las reuniones diarias son un rasgo distintivo de Scrum. El Scrum Máster y el Scrum Team se reúnen cada día durante 15 minutos con el objetivo de informar sobre lo que se hizo el día anterior, lo que se hará ahora y los obstáculos que han surgido durante la ejecución de las tareas. Debe ser una reunión directa, breve y productiva.
- Demostración de cada sprint
Se trata de una reunión más larga que se realiza al finalizar cada iteración o ciclo de trabajo. El Scrum Team presenta ante el Scrum Máster y el Product Owner el resultado parcial que corresponde a dicha iteración y entre todos analizan la calidad del producto, si éste cumple de momento con las expectativas esbozadas al inicio y si a lo largo del proceso ha surgido algún obstáculo.
Las soluciones que surjan de dicho análisis deben elaborarse entre todos. Pero si por alguna razón no fuese posible implementarlas en el momento, se incorporarán en el siguiente ciclo de trabajo como objetivos pendientes.
- Presentación del resultado final
El Scrum Team y el Scrum Máster presentan ante el cliente o Product Owner el producto final, que en realidad es la suma de las iteraciones que le han precedido. Si el proceso ha seguido los pasos propuestos, el resultado debe ser el que se fijó en un principio. Cuando esto no es así, es el momento de implementar las soluciones necesarias con el fin de ajustar los últimos detalles.
- Retrospectiva del proceso en su conjunto
Una vez se ha hecho entrega de este trabajo, el Scrum Máster y el Scrum Team se reúnen para valorar lo que ha sido el proceso en general. El objetivo es señalar aciertos, fallos, problemas, obstáculos y otros elementos que hayan caracterizado la ejecución de las tareas. El Scrum Máster tomará nota de todo y tendrá muy presentes las conclusiones de la reunión para futuros desarrollos basados en el método Scrum.
Con la aplicación de estos 9 puntos clave espero que vuestros desarrollos sean un éxito, ¡espero comentarios!