El plan de gestión de riesgos, ¿cómo se hace?
Dentro de la gestión de proyectos, la gestión del riesgo es uno de los aspectos clave. Muchos proyectos fracasan a pesar de estar bien dimensionados y planificados en su origen, precisamente porque han surgido determinadas situaciones durante su desarrollo que no se habían previsto. Como buen gestor de proyectos tienes que ser capaz de manejar esas incertidumbres. ¿Cómo? Con ayuda de tu plan de gestión de riesgos. A continuación te explicamos qué es, cómo se desarrolla y cuál es su objetivo así que ¡sigue leyendo!
¿Cómo se efectúa la administración o gestión de riesgos?
La gestión es riesgo es una parte de la gestión de proyectos que consiste en identificar y analizar los problemas a los cuales un proyecto podría enfrentarse durante su desarrollo para así poder evaluar los daños que supondría y poder diseñar una estrategia para prevenirlos y mitigarlos. Por lo tanto, es esencial conocer a la perfección el proyecto, así como el entorno en el cual opera y los factores internos que afectan su funcionamiento. Esto se consigue elaborando un buen mapa de riesgos.
La herramienta imprescindible para poder llevar a cabo la gestión del riesgo es el plan de gestión de riesgos.
¿Qué es un plan de gestión de riesgos?
El objetivo de la gestión de riesgos consiste en identificar, analizar, responder, monitorizar y planificar el riesgo. Por lo tanto, definimos la planificación de la gestión de riesgos como un proceso que pretende localizar los riesgos a los que se enfrentará o podría enfrentarse un proyecto durante su desarrollo, y dirimir la forma de actuar frente a ellos para controlarlos y superarlos.
Así pues, un plan de gestión de riesgos es un documento que define cómo se van a llevar a cabo las acciones de control de riesgos de un proyecto.
¿Qué es el ciclo de riesgo?
Para diseñar un plan de gestión de riesgos es necesario conocer el ciclo de riesgo, que nos permitirá identificar cuáles son los riesgos a los que se enfrenta nuestro proyecto y a jerarquizarlos según su importancia para poder así diseñar una respuesta y plasmarla en el plan.
El ciclo de riesgo es, pues, ese proceso de identificación, análisis, valoración y manejo de riesgos en el cual se ponderan cuáles son los problemas que nuestro proyecto podría afrontar, cómo le afectarían, con qué probabilidad y cómo deberían atajarse para poder superarlos. El ciclo de riesgo cuenta con cuatro etapas, a las que llamamos etapas de la gestión de riesgos.
¿Cuáles son las etapas de la gestión de riesgos?
Las cuatro etapas del ciclo de gestión de riesgos son las siguientes:
1. Identificación: es la etapa en la cual analizamos qué posibles riesgos pueden afectar a nuestro proyecto.
2. Análisis: una vez identificados, los riesgos deben ser estudiados, es decir, se debe recoger toda la información posible acerca de ellos.
3. Valoración: con toda la información de la fase anterior ya podemos evaluar la probabilidad de que ese riesgo ocurra y el impacto que puede tener para saber si merece más atención que otro riesgo y priorizar los riesgos conocidos.
4. Manejo: consiste en planear una respuesta para los riesgos, priorizando aquellos más importantes y diseñando un plan de monitorización que permita encontrar nuevos riesgos que puedan ir surgiendo. En estos casos el plan de gestión de riesgos tendrá que ser actualizado.
¿Cómo elaborar un plan de gestión de riesgos?
Planificar el riesgo de un proyecto implica manejar la incertidumbre. Es como si estuvieras intentando mirar al futuro por un agujero. Nunca estarás seguro, pero puedes prepararte para lo que viene. Sigue estos pasos y verás cómo mejoras en este ámbito:
- En primer lugar debes definir el protocolo que te servirá para gestionar el riesgo en el momento en que aparece. ¿Qué estrategia vas a seguir? ¿Qué tipos de acciones puedes llevar a cabo en función de los ámbitos a los que afecta el riesgo (presupuesto, cliente, calendario, equipo…)?
- Una vez que tienes este plan, te sentirás más cómodo cuando el riesgo surja. Sin embargo, no es recomendable que adoptes una actitud pasiva. Es más conveniente que te tomes tu tiempo para tratar de identificar, periódicamente, qué posibles riesgos pueden surgir. De esta manera no te pillará por sorpresa. Es posible que esos riesgos no se manifiesten nunca… bien, estás de suerte. Pero si lo hacen, estarás preparado para afrontarlos.
- Analizar los riesgos debe ser una de tus capacidades como gestor de proyectos. No les des demasiada importancia… ni demasiada poca. Cuando tengas varios frentes con riesgos abiertos, prioriza cuál solucionas primero, ya que seguramente no tendrás capacidad para acometer todos al mismo tiempo. Tu análisis debe ocupar dos aspectos, el cualitativo y el cuantitativo. Muchas veces nos centramos en el segundo y dejamos de lado el primero, de manera que nos cuesta manejar las incertidumbres a las que no les podemos poner números (por ejemplo, riesgos en la comunicación con el cliente). No olvides que también son importantes.
- Una vez que has analizado y priorizado tus riesgos, es la hora de proponer soluciones. Aquí funcionan bien las técnicas de brainstorming, pues cuantas más posibles soluciones tengas, más posibilidades de gestionar mejor tus riesgos. Hazte con un plan A, y un plan B por si el A falla, y un plan C por si los dos anteriores no dan resultado. Procura que tus decisiones sean viables, a veces vamos matando moscas a cañonazos, ¿verdad?
- Por último, establece de qué manera vas a medir que tus planes para resolver riesgos están funcionando. Cada riesgo exigirá sus propios indicadores y medidas de control, que deben estar incluidos en tu plan de gestión del riesgo. Aprende de tus errores para que la próxima vez seas capaz de plantear soluciones mejores y más rápidas.
Como ves, un buen plan de gestión de riesgos te ayudará a prevenir problemas y a gestionar tus proyectos con eficacia.
