Elementos claves en la estructura de un proyecto

El origen de los proyectos suele anticipar el éxito o el fracaso de los mismos. De ahí que elaborar su estructura no sea un asunto menor: significa saber qué lo justifica, cómo se desarrollará, en qué etapas estará dividido, quiénes lo llevarán a cabo y en función de cuáles expectativas o proyecciones. Aun así, es imposible hablar de una única forma de diseñar la estructura de un proyecto. Cada caso tiene unas necesidades distintas a las que se deben dar respuesta.

Cómo es la estructura de un proyecto

La estructura de un proyecto es la forma en que se planifica, se administra y se controla el mismo. Es decir, es la base sobre la que girarán todos los engranajes que harán que el proyecto se ejecute según los parámetros establecidos.

Existen diversas metodologías que se usan de forma común para estructurar proyectos. Entre las más conocidas están la Waterfall, la Kanbam, la Scrum o el método Agile. Si quieres conocer más sobre esta cuestión, te invitamos a que cliques en este enlace y descubras información específica sobre el tema.

Sea como fuere, es necesario conocer en profundidad el proyecto para elegir una estructura y metodología adecuadas y eficientes.

Cómo se organizan las personas en la estructura de un proyecto

Uno de los activos más importantes de toda empresa es su capital humano. Por eso, cuando se va a estructurar un proyecto ejecutable, es importante organizar personas, que serán las que se impliquen y las que lograrán que todo tenga éxito o no.

Ahora bien, ¿cómo organizar un grupo humano de trabajo para un proyecto? Si nos fijamos en autores de prestigio en el tema, como Sallenave o Gómez Duarte, descubrimos un punto clave: la organización de personas va a depender de la cultura organizacional de la empresa en cuestión.

¿Qué queremos decir con esto? Que tanto la estructura humana como la metodología elegida no dependerán solo de la naturaleza propia del proyecto. También será clave la cultura, los valores empresariales del entorno en el que se encuentran.

Así pues, todo, desde la elección del líder hasta la conformación del equipo de trabajo, van estar en constante relación a la cultura de la empresa. De ello dependerán elementos clave como el nivel de compromiso de los actores implicados, la consecución del éxito, la adaptabilidad de los canales comunicativos, el intercambio de información, etc.

No obstante, sea cuales fueren las variables a considerar y la organización de la empresa, existen elementos que suelen estar presentes y que tienden a ser comunes independientemente de los criterios de selección:

Equipos complementarios con un líder único: cada equipo se encarga de una fase o departamento.
Grupos especialistas: es decir, apoyados en un método coordinado, cada uno aporta su contribución como experto o especialista.
Distribución jerárquica: un grupo de personas que participa de la iniciativa según su nivel de responsabilidad bajo la supervisión de un líder, a quien se reportan los resultados como Project Manager.

Qué elementos debe contener la estructura de un proyecto

La estructura de un proyecto a largo plazo no puede ser la misma que la de otro de duración media o corta. O lo mismo entre un proyecto gestado por una empresa consolidada en el mercado y otra que recién se ha puesto en marcha. Es decir, elementos como los destinatarios, los recursos disponibles, el número de implicados y las expectativas son algunos de los puntos clave.

Sin embargo, sí que puede hablarse de unas categorías básicas que cualquier líder de proyecto debería tener presentes en el momento de elaborar su estructura.

Finalidad y objetivos

Las finalidades de un proyecto suelen estar relacionadas con aspiraciones a gran escala, como por ejemplo el posicionamiento de la marca o metas de rendimiento concretas. Comparados con éstas, los objetivos son pasos intermedios o acciones inmediatas que contribuyen a alcanzar las finalidades. Una finalidad puede estar respaldada por varios proyectos, cada uno de los cuales tiene objetivos específicos.

Destinatarios

Todos los proyectos tienen un receptor o beneficiario. Esta categoría se emplea sobre todo en el terreno del marketing, donde señala directamente al público objetivo para el que las empresas elaboran sus productos o servicios. A veces el curso de los proyectos suele estar dado por las condiciones que fijan sus receptores.

Producto o servicio

Es el elemento central del proyecto. En él se debe condensar todo el trabajo previo de análisis conceptual, diseño, producción y estudio de mercados. Sin embargo, no se ha de confundir con el resultado final del proyecto, que es de carácter general. El producto, por el contrario, es sólo un medio para alcanzar los objetivos.

Actividades

Todo proyecto tiene unas actividades, las cuales suelen subdividirse en fases o etapas intermedias. Dichas fases son más o menos complejas según del alcance del proyecto.

A la hora de definir las tareas, lo más recomendable es hacerlo siguiendo un orden lógico y realista que garantice la evolución del proceso.

Además, hay que tener en cuenta que no todas las tareas tienen la misma importancia, por lo cual se hace necesaria una labor previa de jerarquización de las mismas.

Calendario

Asimismo, es recomendable definir unas fechas y unos plazos para el desarrollo de cada tarea. Un calendario no es necesariamente una camisa de fuerza; es, sobre todo, una guía de acción. Por tanto, debe diseñarse con flexibilidad.

Recursos disponibles

Son de dos tipos: humanos y materiales. En ambos sentidos es necesario precisarlos de la mejor manera y, a la vez, determinar en qué momento del proceso deben emplearse. Esta estimación requiere, además, de un margen de acción que permita la introducción de eventuales recursos que no estén previstos.

Presupuesto

Tiene que ver con la financiación del proyecto. Pero no sólo en términos generales; si es preciso, el cálculo debe incluir el coste de cada etapa y los gastos adicionales en los que pueda incurrir el grupo de trabajo durante la ejecución de sus tareas.

Resultados

Un proyecto debe especificar, además, la manera en que se expresarán sus resultados. Generalmente, éstos se miden en función de si el proceso ha cumplido con los objetivos que se trazaron al inicio. Sin embargo, como la redacción de un proyecto se lleva a cabo antes de conocer los resultados del mismo, en último término se trata de definir aquello que se quiere alcanzar. En esta tarea hay que ser preciso, realista y evitar vaguedades o escenarios demasiado abstractos.

La estructura de un proyecto social

Ahora bien, como hemos visto, no solo la cultura organizacional de una entidad hará variar la estructura de un proyecto. ¿Qué pasa cuando el fin es social, por ejemplo? Sin duda, la naturaleza del proyecto en sí es clave.

En el caso de los proyectos sociales, puedes encontrar mucha más información al respecto si lees este artículo. No obstante, te podemos informar detalladamente de estas claves que estructurarán el trabajo a realizar de forma fiable y exitosa:

Comunicación: se han de fijar los estándares en el diseño del plan. Se pondrán los medios y las herramientas que hagan que la comunicación sea efectiva, periódica y clara.
Documentación: a nivel interno, y también como entrega a terceros, es necesario que todos los documentos tengan el correspondiente registro para que sirvan como apoyo al control. Especificarán el producto y estarán debidamente concretados.
Roles: hablamos del factor humano, siempre clave en todo proyecto. Han de quedar muy claras las responsabilidades y la asignación de roles. Cada implicado conocerá su área de acción y su relación con el resto del equipo.

Las etapas del proyecto social

Conocida la estructura, entramos ahora a detallar las etapas en las que se debe dividir un proyecto social para que sea realmente eficiente y pueda avanzar de forma adecuada para cumplir los objetivos marcados:

Identificación de las necesidades: se analiza cuál será el objetivo final que se pretende lograr con el proyecto.
Definición de grupos: a continuación, se marcan los grupos de interés que están involucrados en el problema y a los que se le deben ofrecer soluciones.
Creación de un equipo de trabajo: marcados los objetivos y finalidades, se recluta al equipo de trabajo que participará en el proyecto social.
Planificación: con el equipo creado, se prepara una planificación adecuada para marcar las directrices a seguir. Se usan técnicas de gestión de proyecto similares al Diagrama de Gantt o el método Pert.
Ejecución: a continuación, se ejecuta el plan trazado bajo la dirección marcada por el líder o Project Manager.
Supervisión: se supervisan los procesos para asegurar que el trabajo se realiza según lo planificado.
Evaluación: se recogen muestras sobre métricas para analizar los resultados obtenidos. Se estudia si existen desviaciones o incumplimientos insuficientes de los objetivos para proceder a su rectificación si fuera necesario.

La estructura de un proyecto de investigación

Otro tipo de proyectos sobre el que merece la pena poner la lupa es el de investigación. Muy común entre científicos e incluso estudiantes universitarios o de máster, suelen estructurarse de la siguiente forma:

Introducción: se introduce el tema a tratar y los objetivos que se pretenden lograr una vez concluido.
Marco teórico y conceptual: se establecen las teorías y conceptos que se usarán como base.
Macro contextual: se establece un marco contextual de base.
Metodología de trabajo: a continuación, se informa sobre la metodología de trabajo que sigue el investigador o equipo de investigadores.
Evaluación de resultados: se analiza el objeto de estudio y se presenta el informe explicando el trabajo de campo realizado y su contrastación teórica.
Diseño y desarrollo de la propuesta: es decir, se explica la generación de nuevos conocimientos obtenidos y se confrontan con las teorías con las nuevas bases empíricas.
Conclusión: se explican las conclusiones a las que se ha llegado con el objeto de estudio.

Qué es un proyecto de mejora continua

Finalizamos nuestro recorrido a través de los elementos claves en la estructura de un proyecto para explicar qué es un proyecto de mejora continua. Toma nota.

Entendemos un proyecto de mejora continua como aquel que se centra en un área de negocio específica o en toda la organización cuyo fin es ampliar las competencias a través de cambios transformadores constantes.

Se dice que este tipo de proyectos aplican el método Kaizen, cuyo significado es cambio a mejor. Es decir, se trata de un estudio constante para ir mejorando las competencias de un departamento.

Por ejemplo, si pensamos en un departamento comercial, un proyecto de mejora continua podría ser aquel que se aplica de manera constante para que las ventas vayan aumentando progresivamente según los objetivos marcados. Para ello, se implementan cambios, se pulen defectos, se analizan resultados y se adaptan nuevas técnicas según las circunstancias concretas en cada momento siguiendo los parámetros vistos en este artículo para estructurar proyectos.

Además de los elementos clave en la estructura de un proyecto, ya conocemos mucho más sobre su aplicación, apartados y optimización. Ahora, es el turno de las organizaciones para ponerlos en práctica.