Las cinco fases del ciclo de vida de la gestión de proyectos
Definir y delimitar correctamente las fases de un proyecto es esencial para lograr que sea exitoso. Cada una de las etapas de la gestión de proyectos debe estar correctamente establecida: todas las personas involucradas tienen que tener claro cuáles son y en qué consisten.
¿Cuáles son las etapas de un proyecto?
Todo proyecto tiene 5 etapas principales. Estas 5 etapas pueden dividirse en otras fases más pequeñas, e incluso cambiar en función de la iniciativa, la empresa o el sector. Pero lo cierto es que, a grandes rasgos y en cuanto a definición, son invariables. Las analizamos en detalle a continuación.
Inicio del proyecto
La fase de inicio es crucial en el ciclo de vida del proyecto, ya que es el momento de definir el alcance y proceder a la selección del equipo. Sólo con un ámbito claramente definido y un equipo especializado, se puede garantizar el éxito.
Es, además, el momento de compartir la visión con los stakeholders y buscar su compromiso y apoyo. Por ejemplo, si estamos abordando un proyecto social, será el momento de identificar las necesidades y establecer la composición del grupo.
Planificación del proyecto
Ésta es a menudo la fase de la gestión de proyectos más difícil para el director, ya que tiene que hacer un importante esfuerzo de abstracción para calcular las necesidades de personal, recursos y equipo que habrán de preverse para lograr la consecución a tiempo y dentro de los parámetros previstos.
Además, también es necesario planificar comunicaciones, contratos y actividades de adquisición. Se trata, en definitiva, de crear un conjunto completo de planes de proyecto que establezcan una clara hoja de ruta.
Ejecución del proyecto
Basándonos en la planificación, habrá que completar las actividades programadas, con sus tareas, y proceder a la entrega de los productos intermedios. Es importante velar por una buena comunicación en esta fase para garantizar un mayor control sobre el progreso y los plazos.
Por otra parte, es indispensable monitorizar la evolución del consumo de recursos, presupuesto y tiempo, para lo que suele resultar necesario apoyarse en alguna herramienta de gestión de proyectos. En esta etapa se deben gestionar el riesgo, el cambio, los eventos, los gastos, los recursos, el tiempo y las actualizaciones y modificaciones.
Por ejemplo, en los proyectos de construcción, es esencial vigilar los plazos para evitar retrasos, un riesgo frecuente en esta fase. No obstante, hay que tener en cuenta que esta cuestión varía en función de los tipos de proyecto.
Seguimiento y control del proyecto
Esta fase comprende los procesos necesarios para realizar el seguimiento, revisión y monitorización del progreso del proyecto. Se concibe como el medio de detectar desviaciones lo antes posible, para poder identificar las áreas en las que puede ser requerido un cambio en la planificación.
La etapa de seguimiento y control se encuentra naturalmente asociada a la de ejecución, de la que no puede concebirse de forma separada. Siguiendo con el ejemplo de proyecto de construcción, esta fase implicaría todas las revisiones necesarias, así como la reestructuración de los plazos o el control del presupuesto.
Cierre del proyecto
Esta fase comprende todos procesos orientados a completar formalmente el proyecto y las obligaciones contractuales inherentes. Una vez terminado este estadio, se establece formalmente que el proyecto ha concluido.
¿Cómo ayuda a mi equipo la gestión de proyectos?
Las fases de un proyecto son esenciales para estructurarlo adecuadamente. Por eso, la gestión de proyectos es indispensable y, además, puede ser de gran ayuda para el equipo. ¿Cómo? Lo explicamos detalladamente a continuación.
Mejor comunicación
Una gestión de proyectos efectiva y con las fases bien definidas fomenta que la comunicación sea clara y abierta entre todos los miembros. Para conseguirlo, es necesario que la comunicación sea regular y asertiva, enfocada en evitar malentendidos y minimizar los conflictos.
Menos errores
Si la planificación se ha realizado adecuadamente, y los riesgos han sido identificados, es posible minimizar los errores. El enfoque estructurado y el plan, bien definidos, reducen la posibilidad de enfrentar una desviación que pueda ampliar los costes.
Mayor eficiencia
La finalidad última de la gestión de proyectos es optimizar los recursos disponibles. El tiempo, el dinero y el talento humano deben estar bien organizados. Por ello, es esencial una adecuada planificación, asignación de tareas y seguimiento de los plazos.
Más probabilidades de éxito
Definir adecuadamente las fases de proyecto aumenta las probabilidades de alcanzar los objetivos establecidos. Completar con éxito el proyecto depende en gran medida de cómo se aplican cada uno de los pasos que hemos señalado. Tener un plan bien estructurado hará que los desafíos impliquen menos riesgos.
En definitiva, la gestión de proyectos tiene su pilar esencial en la buena definición de las fases que la componen. Implementar prácticas y herramientas de gestión adecuada permitirá maximizar los resultados.