Eligiendo metodología de Project Management
En este blog hemos ido viendo algunos ejemplos de metodologías innovadoras y tradicionales en Project Management, y de adaptaciones a diferentes industrias o negocios.
En muchas ocasiones nos podemos encontrar con el dilema de cuando aplicar cada una… ¿Deberíamos optar por un ciclo de vida de proyecto muy ágil e iterativo, o quizá un modelo en cascada nos será más útil en este proyecto? La opción entre si es mejor “agilidad”, o establecimiento de pocas fases de proyecto y bien cerradas, puede ser la clave para el éxito del proyecto.
Podemos afirmar que las metodologías ágiles funcionan mejor en los proyectos donde los requisitos no están fijados de inicio. Pero si en un proyecto ya se saben la mayoría de los detalles antes de empezar, y las cosas están cerca de un acuerdo, un ciclo de vida de fases en cascada puede ser la mejor opción.
En este post podemos comentar cómo nos puede ayudar en este dilema una herramienta creada por Ralph Stacey, conocida como Stacey Diagram, donde se muestra este espectro de entornos. El Diagrama de Stacey ofrece un método útil para seleccionar acciones de gestión adecuadas en un sistema complejo adaptativo, basado en el grado de certeza y nivel de acuerdo sobre el tema en cuestión.
Según él, el arte de la gestión y el liderazgo es tener una gran variedad de enfoques y saber cuándo utilizar cada método, y para ello propone utilizar un diagrama para identificar las decisiones de gestión. Como decimos, el grado de certeza y el nivel de acuerdo son los dos ejes del diagrama, que podemos ver en la siguiente figura.
Entre sus posibles aplicaciones se encuentran poder elegir entre diferentes enfoques de management o de liderazgo acerca de un tema o decisión específica, explicar una serie de decisiones, y comunicarse con otros sobre por qué un enfoque particular es apropiado. Cuando se necesitan alternativas creativas, también se puede utilizar para tratar deliberadamente de aumentar la incertidumbre y el desacuerdo, para empujar el sistema al borde del caos e intentar aumentar la creatividad.
En un sistema de ejes cartesianos se representa en el eje horizontal el grado de certeza, que aumenta cuando los vínculos de causa y efecto se pueden determinar, por ejemplo cuando es una repetición de un asunto o decisión y se puede usar la experiencia pasada para predecir el resultado de una acción. Y disminuye la certeza cuando nos enfrentamos a situaciones nuevas, los vínculos de causa y efecto no están claros, y no hay experiencia pasada que permita predecir los resultados.
En el eje vertical se mide el nivel de acuerdo en un grupo sobre un asunto o sobre una decisión. La función de gestión o liderazgo requiere variar según el grado de acuerdo que hay sobre un tema.
Así pues, en el diagrama podemos identificar distintas zonas:
Zona de Decisión Racional
En el origen de ambos ejes tenemos la total certeza y el acuerdo total sobre el tema, lo que genera una región de decisión racional propicia para aplicar los enfoques de gestión tradicionales. En general la teoría de gestión tradicional se ocupa de la región que se encuentra cerca de la certeza y cerca del acuerdo o Zona de Decisión Racional. Con técnicas que recogen los datos del pasado y se utilizan para predecir el futuro, planeamos caminos específicos de acción para lograr los resultados y monitorear el comportamiento actual para compararlo contra esos planes. Esta es una buena práctica de gestión: el objetivo es repetir lo que funciona para mejorar la eficiencia y la eficacia.
Zona de Caos
En el extremo opuesto, cuanto más nos alejamos hacia el extremo superior derecho nos encontramos con el caos… Las situaciones caóticas, en las que hay altos niveles de incertidumbre y desacuerdo, a menudo resultan en anarquía o destrucción. Los métodos tradicionales de planificación, visión, y negociación son insuficientes en estos contextos.
A veces lo que se intenta para no tener que hacer frente a este tipo de contextos es evitar los problemas que son muy inciertos y con poco acuerdo, lo cual aunque puede ser una estrategia de protección en el corto plazo, es una estrategia desastrosa en el largo plazo.
Zonas de complejidad, de decisión política y decisión ideológica
Entre ambos extemos nos encontraríamos con la llamada Zona de Complejidad, que de hecho está cerca del “The Edge of chaos” o al borde del caos. En ella básicamente estamos lejos de los acuerdos, pero quizá la certidumbre está más acotada.
En otros casos, se trata de otros temas sobre los que si bien hay un alto nivel de acuerdo, no hay certeza en cuanto a los vínculos de causa y efecto para crear los resultados deseados. En estos casos, monitorear contra un plan preestablecido no funcionará, pero un fuerte sentido de misión o visión compartida puede sustituir al plan. Las comparaciones se realizan no contra los planes sino contra la misión y visión de la organización. En esta región, el objetivo es ir hacia un acuerdo sobre la situación futura a pesar de no haber caminos predeterminados y a esta la llamamos la Zona de la Decisión Ideológica.
Y también hay temas en los que sabemos con certeza cómo se crean los resultados, pero hay grandes desacuerdos sobre qué resultados son los deseables. En esta zona no sirven para trabajar ni los planes ni una misión compartida y en cambio se requieren decisiones políticas. La formación de coaliciones, la negociación y el compromiso se utilizan para dirigir y crear la agenda de la organización y la llamamos Zona de Decisión Política.
En Dirección de Proyectos podemos pensar en aplicar un ciclo de vida en casada para gestionar en las zonas que no son de complejidad, porque son regiones en las que podemos presentar modelos que extrapolar de la experiencia pasada y por lo tanto utilizar para predecir el futuro. En las zonas más alejadas de la “racional”, podríamos pensar en aplicar ciclos de vida iterativos para poder ir convergiendo a un terreno más sólido. O incluso podríamos identificar que estamos en zona de caos, y por tanto no es conveniente empezar con el proyecto en ese entorno.
En cualquier caso y como conclusión, podemos afirmar que es necesario reforzar la idea que los Project Managers necesitan tener una diversidad de enfoques para hacer frente a la diversidad de contextos, y para eso este diagrama puede servir para escoger qué modelo de proyecto es más adecuado.