Gestión organizada y urgencias del día a día. ¿Es posible el equilibrio?

Algunos profesionales consideran la gestión de proyectos como algo secundario, y dan poca importancia a la planificación. Sin embargo, la realidad es que, aún en los proyectos más pequeños, es conveniente una planificación adecuada que promueva su éxito y evite aquellos factores que lo pongan en riesgo. La gestión del tiempo es una tarea básica que no todo el mundo sabe hacer. Planificar adecuadamente el horario laboral influye en el rendimiento y en la productividad. Y en que tus horas extras se reduzcan al mínimo. Es por esto por lo que hay que destinar todos los días unos minutos a planificar las tareas que se van a desarrollar durante la jornada.

No obstante, aún cuando la gestión de proyectos está bien definida, cada persona conoce sus funciones y asume sus competencias, cuando hay un horario bien planificado, diariamente surgen imprevistos y tareas consideradas como “urgentes” que impiden completar las actividades programadas para el día.

Consejos para conseguir el equilibrio

Diferencia entre lo urgente y lo importante. En primer lugar, debes aprender a diferenciar entre las tareas importantes y las urgentes.

Tareas importantes, son aquellas actividades que influyen considerablemente en los resultados de la empresa. Aquellas que debes hacer - sí o sí -, pero que no tienen por qué ser hoy mismo. Por ejemplo, una comida con un cliente es una tarea importante, pues de ella puede depender el cerrar un contrato. No obstante, no tiene porqué ser hoy mismo, puede esperar a mañana o la próxima semana.
Por otro lado, las tareas urgentes se caracterizan porque deben realizarse dentro de un plazo concreto. Puede que sus consecuencias no sean tan significativas como las de las tareas importantes, pero no pueden esperar más, como contestar determinados mensajes o llamadas de teléfono, que no pueden aplazarse porque si no se realizan supondrán un cuello de botella al trabajo de otras personas.

Aprende a priorizar. Las tareas urgentes e importantes deben ser tu mayor prioridad. Por ejemplo, si tienes que comer con un cliente para cerrar un contrato y sólo está en la ciudad un par de días, quedar con él será una tarea urgente, pues tiene una fecha límite, e importante, ya que podría suponer la pérdida del contrato.
Planifica cada día tu horario. Una buena práctica es realizar al principio de tu jornada una lista con las tareas que tienes que hacer y asignarles un tiempo máximo a cada una de ellas.
Reserva un tiempo para actividades no planificadas. Teniendo en cuenta que durante la jornada laboral siempre surgen tareas urgentes o no planificadas, como llamadas, peticiones espontáneas o atender correos, es aconsejable reservar una parte del horario para estos imprevistos. De esta forma, no se te acumulará el trabajo.