Habilidades básicas para la gestión de proyectos online
La gran variedad herramientas software para la gestión de proyectos ha provocado que esta labor resulte más sencilla que hace un par de años. Sin embargo, la clave no sólo está en la elección de un programa informático u otro. Antes de ello, el director de cada proyecto debe tener claros algunos aspectos:
- Características del proyecto: Qué es, en qué consiste, cuáles son sus etapas y los plazos de ejecución, quién lo dirige, quién lo ejecuta y, sobre todo, cuáles son sus objetivos.
- Equipo de trabajo: Cuáles son los miembros que realizarán las labores, qué roles asumen dentro del proceso y qué modelo de liderazgo se implementará.
- Sistema informático empleado: Qué sistema informático es el más adecuado. La variedad de herramientas es amplia y ello exige un análisis previo de las más oportunas para el proyecto, su naturaleza, sus fases de ejecución, sus plazos, sus sistemas de evaluación y, por encima de todo, la obtención de resultados.
- Formación respectiva: Qué nivel de preparación tiene el equipo de trabajo, cuáles son sus fortalezas y sus debilidades, qué áreas necesitan formación complementaria y cómo puede potenciarse su rendimiento durante la ejecución de las funciones.
- Buen uso de la herramienta software: Cómo puedo garantizar el buen uso de la herramienta elegida, qué ventajas le reporta al proceso y con qué recursos puedo complementarla.
Habilidades de gestión para proyectos online
El terreno digital exige una serie de competencias para que cualquier usuario pueda desenvolverse con facilidad y eficacia en las distintas plataformas, páginas web, redes, herramientas y demás recursos ligados a Internet. Las nuevas tecnologías imponen su propio ritmo. La información va de un lado a otro a una velocidad cada vez mayor y esto exige la necesidad de estar a la altura. Cuando se habla de proyectos empresariales, estas consideraciones deben ser valoradas de manera especial, sobre todo cuando el soporte de gestión es digital y el desarrollo de las acciones propuestas en el proyecto tiene un canal online. Por eso, además de los aspectos mencionados en el apartado anterior, el responsable o líder de proyectos de este tipo debe desarrollar un conjunto de habilidades necesarias para garantizar su buena marcha:
- Planificación de tareas: Es cierto que las herramientas Software nos ayudan a planificar las acciones que hacen parte de un proceso. Sin embargo, su responsable nunca debe dejar de visualizar el proyecto en su conjunto. El software, recordemos, es un recurso más al que se acude para optimizar la gestión.
- Gestión del tiempo: En el terreno digital es fundamental saber cómo empleamos el tiempo. Y si se trata de proyectos de empresa, aún más. Los procesos deben ser productivos y basarse en un trabajo previo de jerarquización de actividades.
- Comunicación eficaz: El líder o responsable del proyecto debe emplear una comunicación que resulte eficaz en el momento de interactuar con sus colaboradores, sobre todo cuando se trata de proyectos complejos o que requieran un alto número de actividades. De hecho, la naturaleza de la gestión online, en la que no existe presencia física de los involucrados en un proyecto, duplica la exigencia de la comunicación que se difunda. Mensajes claros, eficaces y bien direccionados.
- Aprender de otras experiencias: Como cualquier otro campo, la gestión online implica una especialización y el empleo de estrategias específicas. Y sin bien éstas cambian en función de cada situación, el líder de proyectos sí que puede elaborar un historial de procesos que haya gestionado para que sus próximas experiencias resulten mucho más exitosas o que, al menos, se desarrollen de la mejor manera.
