Herramientas básicas para elaborar un presupuesto de tu proyecto

Los presupuestos son documentos comerciales en los que las empresas realizan el cálculo anticipado de una actividad o servicio. Generalmente están asociados a los gastos e ingresos derivados de un período específico, que puede ser de varios tipos: mensual, trimestral, semestral o anual. Cuando se habla del presupuesto de un proyecto, se trata de reflejar un plan de gastos de cierta actividad comercial que aún no se ha puesto en marcha. En este tipo de presupuestos, la empresa valora los elementos que hacen parte de esa actividad, los gastos y beneficios, así como los riesgos que implica dicha labor. Es decir, se dibuja un escenario hipotético (aunque con bases reales y coherentes) para determinar el impacto financiero del proyecto en la empresa. De ahí que no sea una cuestión menor. El presupuesto es, en esencia, la imagen del proyecto: no sólo ayuda a comprenderlo mejor por parte de quienes lo gestionan, sino que además traza una hoja de ruta para su posterior ejecución. La herramienta es utilizada preferentemente por empresas que emprendan proyectos complejos. Sin embargo, eso no quiere decir que las Pymes no puedan aplicarlo. Su utilidad depende de que se empleen acertadamente los elementos que lo componen.

Herramientas básicas. ¿Cuál es más conveniente?

Así como los proyectos difieren en sus características, el presupuesto no es el mismo en cada caso. Existen, de hecho, numerosas herramientas que permiten adaptar los tipos de cálculos a las exigencias de cada proyecto.

a. Herramienta de presupuesto análogo:

Este método consiste en implementar los gastos de un proyecto previo a otro que se encuentre en fase de ejecución. El requisito indispensable es que los proyectos sean similares o, en su defecto, guarden relación. Muchas empresas lo utilizan en casos de proyectos repetidos; incluso, en dichas situaciones tienen la ventaja de introducir los cambios que consideren oportunos para hacer más efectivos los presupuestos. Además, este modelo resulta atractivo al ser poco costoso.

b. Método descendente:

Este modelo descendente parte de una suma total del proyecto, que es la que se distribuirá en las distintas fases del mismo. Los gestores repartirán en cada actividad el coste que cubra su ejecución. Este método es bastante empleado en casos de recursos limitados o cantidades fijas y que no admitan variaciones. En caso de que el presupuesto total no alcance a cubrir las tareas previstas, los responsables del proyecto podrán reducir las actividades hasta que sean compatibles con la suma inicial.

c. Método ascendente:

Al contrario que en el apartado anterior, esta herramienta consiste en el desglose de cada una de las actividades que hacen parte del proyecto para determinar su coste total. Este modelo es recomendable para proyectos variables, en los que el gasto de cada actividad no tenga un valor fijo sino que, por ejemplo, cambie según los gastos o los proveedores. No es adecuado para presupuestos muy ajustados.

d. Estimación paramétrica:

Este modelo incluye, además del desglose de las actividades y sus costes, el cálculo aritmético de las variables que determinan el coste del proyecto. Se usa, sobre todo, para gastos complejos o presupuestos especializados. Al igual que en el primer método, este modelo plantea una relación con proyectos anteriores para determinar parámetros que ayuden a medir el coste total de los proyectos.