Hoja de gastos y control de costes del proyecto: el método ABC
La hoja de gastos es una de las herramientas más eficaces para controlar el consumo del presupuesto de un proyecto, por lo que debe incluirse entre las estrategias para gestionar los riesgos que se apliquen. En este documento, que debe actualizarse de forma continua, hay que recoger los gastos relacionados con los equipos y materiales, los que tienen que ver con la infraestructura, los tecnológicos, los de personal, todos los que estén relacionados con la formación y capacitación de los equipos de trabajo y también los gastos de tipo indirecto, que suelen proceder de la gestión o de funciones de consultoría requeridas. Para que la hoja de gastos sea realmente útil para la gestión del proyecto es importante observar las siguientes recomendaciones:
- Conviene que incluya un apartado dedicado a los imprevistos, donde se anotarán los costes originados por circunstancias difíciles de predecir.
- Suele resultar muy práctico el descentralizar la actualización de la hoja de gastos, compartiendo esta tarea con los responsables de los equipos, para minimizar el error y garantizar la inmediatez.
- La forma más adecuada de enfocar la gestión de la hoja de gastos es desde la proactividad y, siempre, aplicando un enfoque sistemático.
El diseño de la hoja de gastos con el método ABC
Un modo de simplificar el planteamiento de la hoja de gastos, a la hora de enfocar su diseño, es mediante el método de control de costes en base a actividades, también denominado método ABC por sus siglas en inglés: activity based costing. Pese a provenir, como muchos métodos de gestión de proyectos, de entornos industriales productivos, donde se originó, esta metodología garantiza la precisión y reduce las probabilidades de error en el control de gastos del proyecto. Sus principales características son:
- Asigna los gastos generales y costes indirectos a los entregables, en base al consumo que cada uno de ellos hace de las actividades.
- No se centra en un solo factor, como puede ser el número de horas de trabajo directas asociadas con el entregable.
- Los costos de las actividades se atribuyen a los entregables dentro de la EDT, utilizando estimaciones de uso de las actividades por parte de los objetos de coste.
El gran nivel de detalle que proporciona ofrece beneficios para la gestión de proyectos sólo comparables con su capacidad para informar de los factores que originan el gasto. Este conocimiento ayuda al Director de Proyecto, hoja de gastos en mano, a implementar los ajustes o modificaciones necesarios a cada actividad para racionalizar costes. Sin embargo, el método ABC no se puede aplicar a todas las situaciones ni funciona igual de bien en todos los tipos de proyectos. Para poder disfrutar de sus ventajas hace falta que se reúnan tres condiciones:
- Costos indirectos y generales deben ser significativos y difíciles de representar por los medios tradicionales.
- Es preciso conocer los costes reales de entregables, materiales, alquileres, salarios, dietas, etc.
- Es necesario que algunas de las actividades gestionadas sean repetitivas, ya que sólo de esta forma se puede contar con ellas como modelo para el mapeo de los costes indirectos y generales.
En cualquier caso, ante la duda, siempre se puede optar por escoger alguno de los software que existen en el mercado con opciones de hoja de gastos, donde la configuración sea personalizable y las actualizaciones y posibilidad de compartir información estén aseguradas.
