Importancia del statement of work en un proyecto
El statement of work es mucho más que el enunciado de un proyecto. Si bien ésta es su traducción más acertada del inglés, no se trata de un término que permanezca solo en el ámbito conceptual o teórico, tal como muchos creen.
El PMBOK®Guide, la guía oficial del Project Management Profesional, nos ofrece algunas pistas sobre el carácter integral y trasversal del concepto.
Dice el texto, por ejemplo, que el statement of work debe ser una narración descriptiva de los productos que aspiran a ser suministrados por un proyecto determinado, y que tiene que condensar la información más relevante de todo el proceso.
Características fundamentales del statement of work
El statement of work no es un presupuesto, una cotización o un contrato. Sí que es verdad que un número significativo de directores de proyectos le otorgan este rol, pero lo cierto es que ninguno de estos documentos logra materializar lo que en realidad supone el enunciado del proyecto como tal.
La idea es realizar un texto lo suficientemente sintético, descriptivo, veraz, confiable, atractivo y fácil de entender sobre un proyecto determinado.
De hecho, numerosos teóricos de la gestión de proyectos han tratado de ahondar más en este elemento de la gestión y coinciden en que, de cara a su eficacia y utilidad, debe reflejar al menos cuatro elementos, que son:
- El contexto donde se desarrolla el proyecto, así como sus especificidades si fuese necesario mencionarlas de cara a los resultados.
- Objetivos o metas que persigue el proyecto.
- El plazo de ejecución del proyecto y, si fuese preciso, los plazos parciales de cada una de sus fases de realización.
- Coste estimado del proyecto en su conjunto.
Statement of work, ¿en dónde radica su importancia?
Cualquiera podría pensar que el statement of work o enunciado del proyecto no es algo en lo que valdría la pena reparar demasiado. Finalmente, es solo eso: un enunciado que se realiza previamente para poner en palabras el proyecto como tal.
Sin embargo, he ahí justamente su gran valor: si se plantea como es debido, se le puede considerar el origen de todas las acciones que están previstas dentro de la ejecución del proyecto, con lo cual conviene acertar a la hora de su concepción.
Además, el statement of work es un elemento integral, trasversal y que no desaparece en ninguna etapa del proyecto. Como mucho puede modificarse o reorientarse, pero nunca cambiará sustancialmente. Si esto último ocurre, entonces será la prueba de que el proyecto estaba mal planteado en sus inicios.
El statement of work está compuesto sobre todo de información útil y verídica. Otros elementos que nos ayudan a ver su importancia dentro de un proceso de este tipo son:
- Es la referencia principal para la elaboración del acta de constitución de un proyecto, pues actúa como el punto de partida del mismo.
- Integra a los distintos miembros de un equipo de trabajo o una empresa, pues deben ser ellos quienes se ocupen de su redacción.
- Refleja las demandas de los clientes en los casos en que sea un proyecto por encargo. De hecho, algunas veces quienes demandan la realización del proyecto participan activamente en su ejecución y ofician como coautores.
- Favorece el análisis de los requerimientos en términos de costes, recursos, dinámicas, entre otros. Dicho análisis tienen que hacerlo tanto los responsables del proyecto como los equipos de trabajo.
Recuerda, el statement of work o enunciado de un proyecto es mucho más que un texto de resumen. En realidad se trata del germen de cualquier acción coordinada; si se realiza acertadamente, puede llegar a ser incluso un documento de referencia como lo es el plan del proyecto, el presupuesto o la estimación de costes.
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