Indicadores de productividad: algunos ejemplos
Los indicadores de productividad son una serie de variables que, una vez analizadas de forma conjunta, nos permiten conocer lo productivo que es un proceso, una persona, una empresa o cualquier entidad.
Explicado de otro modo más práctico: si para una persona, por ejemplo, cada indicador fuese puntuado entre cero y diez y se hiciese una media aritmética entre todos ellos, el valor de esa media reflejaría cuánto de productiva es esa persona.
En este post veremos algunos de los más relevantes para el Project Management.
Indicadores de productividad #1: eficacia
La eficacia es el indicador que nos permite determinar si se ha alcanzado un objetivo dentro de un proyecto o no. Es, por tanto, un indicador dicotómico cuyas dos respuestas posibles son “sí” o “no”. Es recomendable no incluir valores intermedios para la eficacia y, en lugar de ello, establecer otro tipo de indicadores de productividad más específicos como el que veremos a continuación de este.
Sin embargo, antes de pasar al siguiente indicador, cabe señalar que la eficacia podrá variar en función de cómo haya sido planteado el objetivo desde un inicio. Por ejemplo, si un objetivo ha sido definido de forma SMART, se podrá alcanzar de forma mucho más acertada que si se ha definido de manera genérica.
Indicadores de productividad #2: calidad del trabajo realizado
Antes comentábamos que la eficacia tendría que ser valorada de manera dicotómica y que si necesitábamos valores intermedios deberíamos emplear otros indicadores de productividad. Pues bien, la calidad del trabajo realizado es uno de esos indicadores que complementan a la eficacia.
Supongamos que un objetivo para un proyecto ha obtenido un “sí” en el indicador de eficacia. Es decir, ha logrado ser alcanzado. Pero ¿cómo de bien ha sido alcanzado? ¿Mejor, peor…? Ahí es donde entra la calidad del trabajo realizado:
- Si el objetivo ha sido alcanzado de una forma creativa y novedosa, adecuada perfectamente al proyecto y que contribuya a alcanzar otros objetivos relacionados, podremos otorgarle una calificación máxima, de diez, en lo que respecta a la calidad del trabajo realizado.
- En cambio, si ha sido alcanzado de forma poco satisfactoria, aunque suficiente, a pesar de haber obtenido un “sí” en el indicador de eficacia (porque el objetivo sí ha sido cumplido), su calificación será más próxima a cinco.
Asignar calificaciones numéricas a los indicadores no dicotómicos es una buena manera de tener bajo un control máximo la productividad en el proyecto.
Indicadores de productividad #3: eficiencia
La eficiencia es un indicador que nos permite determinar la inversión de recursos que se ha hecho a la hora de alcanzar un objetivo del proyecto. Podemos emplearlo como uno de los indicadores de productividad numéricos, es decir, que podremos asignarle una calificación:
- Si se han empleado los recursos mínimos y se ha alcanzado el objetivo (se ha obtenido un “sí” en el indicador de eficacia), la calificación de la eficiencia será de diez.
- En cambio, si se han empleado más recursos de los necesarios y se han malgastado otros, aunque hayamos alcanzado el objetivo, la eficiencia será calificada como más próxima a cero.
Cuando hablamos de recursos en lo relativo a eficiencia no nos referimos únicamente a costes monetarios. También debemos incluir personal, esfuerzos, emociones y, cómo no, tiempo. De este último vamos a hablar a continuación.
Indicadores de productividad #4: gestión del tiempo
El tiempo es uno de los indicadores de productividad que merece un lugar de protagonismo debido a que es uno de los recursos que más se suelen malgastar inconscientemente en la gestión de proyectos. De hecho, hay una disciplina que se denomina específicamente gestión del tiempo.
Podemos manejar la gestión del tiempo como un indicador numérico y, al igual que con la eficiencia, asignarle una calificación de cero a diez en función de cuánto se ha gastado e independientemente de si el objetivo ha sido alcanzado o no. En este sentido, debemos valorar aspectos como:
- Actividades que consumen más tiempo del que deberían
- Distracciones
- Reuniones, tanto si se avanza en ellas como si no
- Ladrones de tiempo
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