La metodología de gestión de proyectos más utilizada: el diagrama de gantt
Anteriormente ya hablamos de cuatro modelos sobre metodología de gestión de proyectos. También dedicamos un post a las tres metodologías de gestión de proyectos que más se utilizan. Ahora profundizaremos más en una de ellas: el Diagrama de Gantt.
Qué es el Diagrama de Gantt
Esta metodología de gestión de proyectos está compuesta por dos ejes:
- En uno de ellos, generalmente el vertical y situado a la izquierda, se indican las actividades del proyecto.
- En el otro, generalmente el horizontal y situado en la parte superior, se indican los tiempos y las fechas que vamos a manejar. Se suele dividir en semanas, señalando cada una de ellas como “Semana 1”, “Semana 2” y así sucesivamente.
De este modo, podremos marcar y visualizar de forma rápida y sencilla:
- La fecha de comienzo de cada actividad.
- Cuánto dura en el tiempo.
- Con qué otras actividades coincide en el tiempo.
- La fecha de finalización.
Como mejor comprenderás este modelo será con un ejemplo, así que vamos a desarrollar un caso ficticio que te servirá de ayuda para comprender la potencia de esta metodología de gestión de proyectos.
Un ejemplo para usar el Diagrama de Gantt como metodología de gestión de proyectos
Una empresa quiere crear un producto innovador en su sector de mercado. Para ello, reúne a un equipo de trabajadores cualificados para hacerlo realidad. Entre todos, establecen en primer lugar las actividades que serán necesarias para llevar a cabo el proyecto, de momento sin asignarles tiempos ni fechas.
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Al final de la primera reunión, concluyen que las tareas serán, por orden:
- Definir los objetivos del proyecto.
- Investigar y analizar el mercado para detectar carencias y necesidades en el público objetivo.
- Realizar reuniones creativas para la elaboración de posibilidades y elegir una de ellas.
- Desarrollar el producto. Al ser una fase compleja, se puede dividir en tareas secundarias, como por ejemplo diseñar una identidad corporativa gráfica para asociar el nuevo producto a una nueva marca, contratar nuevos fabricantes y distribuidores o elaborar un plan de marketing previo a su lanzamiento al mercado.
- Lanzar el producto final al mercado.
- Realizar mediciones con el objetivo de conocer el nivel de aceptación del producto y la respuesta de los consumidores.
De este modo, contaríamos con un total de siete actividades, teniendo una de ellas diferentes tareas secundarias. Todas ellas se colocarán en el eje vertical de un Diagrama de Gantt en el orden señalado de arriba abajo.
A continuación, se establecerán fechas en el eje horizontal. Por ejemplo, para una actividad que calendaricemos para las tres primeras semanas, rellenaremos los lugares en donde se crucen dicha actividad en el eje horizontal y las Semanas 1, 2 y 3 en el eje horizontal.
Por supuesto, habrá tareas que se podrán solapar y otras que no. En el ejemplo que estamos siguiendo, las tareas secundarias dentro de la fase de desarrollo del producto podrán solaparse unas con otras, ya que habrá miembros del equipo que se encargarán de unas mientras otros se encargarán de otras. Sin embargo, no será posible, por ejemplo, realizar mediciones sin antes haber lanzado el nuevo producto al mercado.
Una vez cubierto el diagrama, nos encontraremos con una tabla que nos mostrará de forma visible cómo hemos distribuido las fases del proyecto, lo que a su vez nos permitirá:
- Ver de forma rápida si hemos asignado demasiado tiempo a una actividad comparándola con otra.
- Comprobar que, en las actividades que se solapen, no haya tiempos en los que una misma persona deba centrarse en dos tareas cuando queremos que solo se centre en una.
- Realizar un seguimiento del proyecto para cumplir los plazos según lo que hemos establecido.
Desde luego, se trata de una herramienta muy potente como parte de la metodología de gestión de proyectos que no estén sujetos a demasiados cambios.
