Lecciones aprendidas de un proyecto
Ser capaz de documentar las lecciones aprendidas una vez que un proyecto ha llegado a su fin es una de las mayores responsabilidades de un Director de Proyecto. De esta información dependerá alcanzar un buen nivel de comprensión de los propios errores, muy necesario para proyectos futuros, y única forma de evitar que se repitan los mismos fallos una y otra vez. Sin embargo, no todo vale y, por eso mismo, el modo de documentar estas lecciones aprendidas también debe ser examinado con lupa.
La importancia de hacer balance: lecciones aprendidas de un proyecto
A la hora de dejar constancia de la experiencia de un proyecto, no sólo hay que centrarse en los errores que se cometieron, sino que los aspectos positivos y reseñables también deben ser recogidos ya que, de lo contrario, todos los procesos y decisiones que contribuyeron al éxito del proyecto podrían perderse y los efectos de este olvido serían tan negativos como no tratar de aprender de los errores que se cometieron. Por eso, podría resumirse que, entre las lecciones aprendidas de un proyecto hay que contabilizar:
- Los errores cometidos.
- Los riesgos a que le proyecto se vio expuesto.
- Las decisiones que mejor funcionaron.
- Los procesos y técnicas que más eficiencia y efectividad aportaron.
Cuándo debe el Director de Proyecto enfrentarse con esta obligación
Como muy tarde, al final. En la etapa de finalización de proyecto, todo checklist informa de la necesidad de dejar recogidas las enseñanzas y lecciones aprendidas de la experiencia. Sin embargo, en la práctica y, sobre todo, cuando se trata de proyectos de gran complejidad o de muy extensa duración; relegar esta actividad a última hora no es lo más acertado. Los riesgos de dejar para el final la recogida de las lecciones aprendidas son:
- Olvidarse de incluir algún suceso o dato importante.
- Carecer del enfoque adecuado, por pérdida de perspectiva.
- Cometer algún error y no tener posibilidad de comprobar o revisar lo anotado.
Por ello, el mejor lugar y momento de capturar las lecciones aprendidas es cuando se producen, a medida que transcurre el proyecto, en pleno progreso. La forma de hacerlo es documentándolas justo después de que hayan ocurrido, cuando acaban de producirse. Es importante no procrastinar aunque resulte complicado, puesto que el Director de Proyecto siempre tendrá asuntos que resolver, cuestiones urgentes y decisiones importantes que tomar. Sin embargo, la veracidad, consistencia, completitud y fiabilidad de la información que se recoja en forma de lecciones aprendidas dependerá en gran medida de la puntualidad de su recogida. Cuando el proyecto entre en la etapa de finalización, todos los datos que se hayan recopilado habrán de ser revisados con objeto de completarlos, si se puede aportar nueva información, o enriquecerlos, si echando la vista atrás se gana en perspectiva y es posible adquirir una mejor comprensión de lo sucedido. Además, es el momento de terminar de completar las lecciones aprendidas para que éstas resulten un documento útil y sean realmente el reflejo de la experiencia adquirida en el curso del proyecto.
Lecciones aprendidas de un proyecto: las claves del éxito
El esfuerzo individual del Director de Proyecto, su precisión, su punto de vista y su claridad a la hora de analizar y reflejar lo acontecido son elementos imprescindibles para aumentar la utilidad de este recurso. Pero no hay que olvidar que, igual que sucede con el propio proyecto, las lecciones aprendidas no son cosa de uno, sino que han de entenderse como el fruto del trabajo de todos y, por eso, entre las claves de su éxito se encuentran las siguientes:
- Fomentar la participación de los involucrados en el proyecto para que éstos aporten su visión de las lecciones aprendidas y sus ideas.
- Tratar de incluir este asunto en la rutina de proyecto, por ejemplo como tema a tratar en alguna reunión con la periodicidad que se considere oportuna.
- A la vez que se desarrolla el documento continente de las lecciones aprendidas, se debe incorporar dicha información en la gestión de proyecto, para beneficiarse de ella desde el principio.
- Una vez que toda la información se ha recogido, revisado y corregido debe ser publicada, para que todos los involucrados en el proyecto conozcan su contenido y puedan aprender de él y mejorar.
- Por último, hay que asegurarse de que se conserva esta información, para que la organización y los equipos de proyecto puedan disponer de ella cuando sea necesario.
