Los 6 factores que más influyen en el éxito de un proyecto

Si estás interesado en llevar tus proyectos al éxito en cuanto a cumplimiento del tiempo, costes y calidad, es muy importante que conozcas las principales causas por las que fracasan los proyectos así las puedes anticipar y evitar. Teniendo en cuenta que los tres puntos clave más importantes a controlar en un proyecto son: plazo, presupuesto y calidad; existen 6 factores que toda gestión del éxito de un proyecto debe contemplar por ser los de mayor influencia en los resultados alcanzados.

Cuáles son los factores de éxito de un proyecto

Estos factores no son excluyentes, han de tenerse en cuenta a la vez, y no son los únicos, ya que existen otros que también pueden afectar al balance de un proyecto. Sin embargo, sí son los más decisivos y por ello merecen una atención especial. Se trata de:

1.  Claridad en la definición de objetivos.
2.  Utilización de una metodología.
3.  Precisión en la planificación.
4.  Compromiso de los participantes.
5. El presupuesto disponible.
6. El tiempo de ejecución.

Los tres primeros tienen en común que la responsabilidad sobre ellos recae en la Dirección de Proyecto. Sin embargo, el cuarto punto no depende exclusivamente de los roles ejecutivos, sino que la responsabilidad se extiende a todos los niveles del organigrama. Si bien conseguir alcanzar ese compromiso es tarea de la Dirección, también lo es el lograr implicar a todos los integrantes del proyecto. 

Qué hacer para que un proyecto tenga éxito

Entonces, ¿qué hacer para que un proyecto tenga éxito? Vamos a desgranar los factores uno a uno para que no queden dudas al respecto. Comenzamos.

Claridad en la definición de objetivos: el paso nº1 para una gestión de proyectos de éxito

La falta de claridad en la definición de objetivos tiene varias implicaciones que afectan de manera negativa al proyecto, a sus participantes y a la Dirección misma. En concreto:

1. Al proyecto: pueden producirse retrasos causados por malentendidos, es posible que se produzca la convergencia de intereses, será necesario invertir más tiempo en negociaciones, puede hacer falta terminar empleando más recursos y, por tanto, acabará haciendo falta un presupuesto mayor del estimado.
2. A la Dirección: su imagen se ve deteriorada, puede perder la confianza, es posible que se vea abocado a una inadecuada gestión de recursos o a una asignación de cargas de trabajo desequilibrada.
3. A los participantes: puede haber malos entendidos, se empobrece la comunicación, pueden provocar situaciones de insatisfacción o pérdida de motivación.

Gestión de proyectos y utilización de una metodología

Hoy día todo se mide, la tecnología avanza sin tregua y la inmediatez es una exigencia. Aplicado a la gestión de proyectos esto supone la necesidad de:

•  Conocer en todo momento en qué punto se está y hacia dónde se va.
•  Permanecer continuamente actualizado.
•  Priorizar la automatización cuando sea posible.
•  Mejorar las comunicaciones siempre que se pueda.

Alcanzar estos estándares no es posible sin la ayuda de instrumentos que permitan visualizar el estado, plantear unas directrices que guíen hacia las metas y establecer los medios necesarios para compartir información de calidad. Las metodologías para la gestión de proyectos reúnen los datos más relevantes que se han de conocer para dirigir el proyecto y ayudan a discernir lo esencial de lo secundario, al mismo tiempo que pueden emplearse en sí mismas como herramienta de comunicación.  

Precisión en la planificación. Un aspecto incuestionable en la gestión de proyectos

Muy relacionado con el punto anterior, y estrechamente vinculado a las necesidades que en él se exponían, se encuentra el requisito de precisión en la planificación, sin el cual el riesgo aumenta y las posibilidades de entregar con éxito el proyecto disminuyen. La planificación es crucial para evitar fallos que, en estadios más tardíos, en pleno desarrollo del proyecto, pueden escapar al control. Por ejemplo:

• Un error de cálculo en cuanto a la duración estimada de una actividad puede provocar el retraso de todas las siguientes, si existían dependencias.
• Un planning excesivo en cuanto a la necesidad de recursos puede hacer incurrir en costes extra sin justificación.
• Una mala planificación relacionada con la distribución de recursos puede llevar a tener que "compartir" recursos entre varias actividades, causando retrasos.
• El tiempo invertido en la fase de planning es tiempo ganado en la recta final del proyecto y el mejor ejemplo de ello es la eficiencia del método de la cadena crítica, que se basa precisamente en este principio y es la metodología con mayores resultados de éxito.

El presupuesto del proyecto

Ya hemos comprobado la importancia de la correcta planificación. Aun así, el presupuesto merece un apartado propio, ya que, antes de empezar a hacer nada, es necesario disponer de un documento guía que permitirá conocer qué se puede gastar y qué no.

El presupuesto por el que se regirá la realización del proyecto será realista y estará perfectamente detallado, con concisión y claridad, para saber cuáles serán los gastos, pero también los ingresos.

El presupuesto es una herramienta de gestión que permite seguir el cumplimiento de los objetivos, analizar el nivel de éxito y estudiar el control de gastos e ingresos para no perder nunca de vista la rentabilidad del proyecto, así como su viabilidad final.

Tiempos de ejecución

De la planificación depende la corrección de los tiempos de ejecución. Aun así, no se han de perder de vista en ningún momento, ya que son tan importantes que merecen ser considerados como factor en sí.

El tiempo es un aspecto crítico, ya que de él depende la motivación del equipo de trabajo, los ajustes presupuestarios, la viabilidad del proyecto según su tiempo de vida real, la realidad dinámica y cambiante con respecto a la finalidad buscada, la precisión real de la planificación, los procesos de mejora continua, la correcta realización de tareas rutinarias, el establecimiento de metas…

Éxito en la gestión de proyectos = compromiso de los participantes

Al igual que en el funcionamiento de cualquier empresa, en el transcurso de un proyecto las personas son el activo estratégico más importante. Cada individuo alberga un elevado potencial y es necesario saber extraer todo el valor que puede aportar. En concreto, si se cuenta con profesionales motivados, que se identifican con las metas de proyecto, trabajan a gusto y conocen la importancia de su aportación personal para el objetivo global se evita:

•  La procrastinación.
•  La aparición del Síndrome del Estudiante.
•  La puesta en práctica de la Ley de Parkinson.
•  La proliferación de errores humanos debidos a pérdidas de atención o falta de concentración.

Qué condiciones se consideran clave para que un equipo funcione y tenga éxito

Ahora bien, ¿qué condiciones tiene que tener el equipo de trabajo para que funcione de forma exitosa? Básicamente existen ocho puntos que se consideran clave en este apartado. Los conocemos:

1. Confianza: el trabajo en equipo se basa en la confianza entre miembros. Es esencial que se cuente con un líder que impulse el ambiente adecuado entre los integrantes.
2. Objetivos: es esencial que los objetivos sean comunes a todos los miembros, para que el equipo trabaje de forma unificada y coordinada.
3. Comunicación: se establecerá una comunicación clara entre todos los miembros para que del diálogo abierto se obtenga una retroalimentación adecuada.
4. Sentimiento de pertenencia: los miembros deben sentir que pertenecen al grupo, limando sus diferencias y siendo fieles y solidarios.
5. Diversidad: un equipo diverso puede cubrir más espacios e intereses. Además, las diferentes personalidades pueden complementar los valores del equipo en su conjunto.
6. Decisiones: la toma de decisiones debe estar clara, teniendo cada miembro una capacidad establecida previamente para saber a qué atenerse.  
7. Reconocimiento: además, se reconocerá tanto el trabajo individual como de grupo, obteniendo las recompensas adecuadas a los méritos y logros.
8. Team Building: elemento clave para construir un equipo productivo y exitoso que establezca las relaciones necesarias para cumplir los objetivos marcados.

Consideramos estos como los 6 factores que más influyen en el éxito de un proyecto, y que siempre han de estar presentes para alcanzar la meta final propuesta.