Reuniones eficaces y consejos para lograrlas

A la hora de realizar un proyecto para un cliente, es inevitable tener que celebrar reuniones con él para que nos traslade lo que quiere en un primer momento y, conforme avanzamos, para que apruebe las distintas fases. Sin embargo, estas pueden ser reuniones eficaces o, por el contrario, reuniones en las que perdamos un tiempo excesivo en comparación con lo que conseguimos aclarar o resolver.

En este post recogemos una serie de los problemas más habituales en las reuniones con clientes que provocan que perdamos el tiempo y no consigamos resolver los problemas que van surgiendo.

Reuniones eficaces a partir de la escucha activa

Entendemos por escucha activa aquella parte de la comunicación con el cliente en la que nos limitamos a escuchar y comprender lo que nos está tratando de transmitir y a proporcionar feedback para confirmar que hemos comprendido correctamente. Este aspecto es esencial para lograr reuniones eficaces en las que no haya malentendidos.

Algunas de las claves de la escucha activa son las siguientes:

• Tomar notas conforme el cliente va hablando. Es importante aclararle en un primer momento que vamos a ir anotando los aspectos más importantes de lo que nos vaya diciendo para después poder transmitirlos correctamente. Así, el cliente sabrá y comprenderá el motivo por el que no le estamos mirando a los ojos mientras nos habla.
• Hacer preguntas. No debemos tener miedo de preguntar las veces que sean necesarias. El cliente agradecerá que nos interesemos por lo que nos tiene que decir. Lo único que debemos procurar es no preguntar acerca de algo que ya nos ha dicho anteriormente, ya que esto podría darle al cliente la sensación de que no le prestamos atención. Para evitar esto, la toma de notas es la mejor solución.
• Repetir lo que el cliente nos ha dicho. Como parte del feedback que proporcionamos al cliente, tratar de explicar con nuestras propias palabras lo que nos acaba de comunicar es la mejor forma de garantizar que hemos comprendido correctamente lo que nos ha querido transmitir. Podemos comenzar este tipo de intervenciones con construcciones como “entonces, si lo he entendido bien...”.

Reuniones eficaces que no se extienden innecesariamente

Es más habitual de lo que parece que las reuniones con clientes se extiendan en el tiempo más de lo que deberían. Esto ocurre principalmente con los clientes con los que tenemos confianza o con los que congeniamos de alguna manera (mismas aficiones, mismas inquietudes personales…).

Es cierto que las reuniones eficaces son aquellas que, además de resolver los interrogantes del proyecto, refuerzan la empatía y la confianza del cliente en nosotros. Para lograr esto al mismo tiempo que no perdemos un tiempo excesivo en cafés de tres horas que podrían haber finalizado en una, podemos tener en cuenta el siguiente esquema:

• Los primeros cinco o diez minutos de la reunión los dedicaremos a crear un ambiente cálido y acogedor. Para ello, le preguntaremos al cliente cómo se encuentra y hablaremos de algún tema trivial si lo consideramos adecuado. El objetivo es que el cliente se sienta cómodo. Por supuesto, debemos saber si el cliente tiene prisa o no, en cuyo caso nos ahorraremos este paso.
• A continuación, procederemos con la explicación y las preguntas necesarias para encauzar el proyecto. El tiempo en esta fase puede variar en función de la envergadura del mismo.
• Para finalizar, haremos un resumen de todas las notas que hemos tomado y le recordaremos al cliente que estamos para atender todo lo que necesite y que, en caso de que después quiera comunicarnos algo que se le haya pasado por alto durante la reunión, estaremos a su entera disposición por teléfono, por e-mail o, si fuese indispensable, en otra reunión presencial. La palabra “indispensable” aquí es importante, ya que tampoco podemos permitir que el cliente se acostumbre a solicitarnos reuniones cada dos por tres.

Estos son algunos de los consejos para lograr reuniones eficaces. Por supuesto, la gestión de proyectos contempla mucho más. Si quieres conocerlo, entra en nuestro Master en Project Management.