Tus objetivos han cambiado a mitad del proyecto ¿y ahora qué?

Bienvenido al fantástico mundo de la gestión de proyectos, donde cosas como ésta – y otras mucho más complejas – suceden cada día. No te dejes dominar por el pánico, el cambio de alcance es algo más que habitual en los proyectos modernos. Los expertos suelen mencionar un refrán que dice “los proyectos llegan fácilmente al 90% y se quedan ahí para siempre”. En este tipo de proyectos, como puede estar ocurriendo con el tuyo en estos momentos, la velocidad a la que ves cambiar los requerimientos del mismo es mucho mayor que tu capacidad por acometer esos cambios. Para gestionar adecuadamente situaciones de este tipo, tendrás que crear un protocolo de gestión del cambio que te sirva y luego hacer que todos los miembros de tu equipo lo cumplan.

Establece las bases de la gestión del cambio

Esto lo puedes hacer de muchas formas, por ejemplo utilizando la metodología ágil, cuya máxima prioridad es proporcionar soluciones ágiles a las demandas de los clientes. En cualquier caso, de lo primero que debes asegurarte es de tener tu alcance bien definido, porque todos los cambios que ocurran, sucederán sobre ese alcance que has escrito en una hoja de papel. El alcance no es más que la suma de todos los productos que debes obtener como resultado de tu proyecto. ¿Qué vamos a hacer? El alcance responde a esta pregunta, y cuanto más concreto sea, mucho mejor para ti. Tu alcance puede ser tan abstracto como “vamos a desarrollar un nuevo modelo de vehículo”, o puede llegar a concretarse tanto como “vamos a desarrollar un vehículo innovador, de cinco ruedas, que alcance velocidades máximas de 200 km/h y que se alimente con energías renovables”. ¿Te das cuenta de la diferencia? Cuantas más características añadas al producto resultante, mejor definido estará tu alcance y más fácil te resultará controlar los cambios de objetivo.

Define qué se debe hacer cuando el objetivo cambia

Ahora que todos saben cuál es el objetivo, ¿qué pasa si tu cliente decide cambiarlo?. Normalmente en todas las empresas existe un protocolo para esto; se redefinen los requerimientos (el vehículo ya no tendrá cinco ruedas, tendrá tres, por ejemplo), se valora el impacto que esto tiene en el presupuesto y en los beneficios al resultado final, cuáles son las alternativas, se aprueba internamente y se comparte con el cliente. Si has definido el protocolo antes de comenzar el proyecto y has conseguido que todos los implicados en el proyecto lo acepten, tu cliente ya sabrá qué puede pasar cuando se le ocurre cambiar un requerimiento, por ejemplo, que puede variar el presupuesto. De este modo, podrás convencer a tu cliente de la importancia de no empezar a trabajar hasta que el alcance esté perfectamente definido – hasta que todos sepamos lo que queremos – y podrás prepararle para cuando quiera cambiarlo.

Implementa el protocolo que has definido

Para cada cambio que se plantee en el alcance de tu proyecto, analízalo en base a los siguientes criterios:

Tiene coste: sí/no. Esto dará la magnitud al cliente de cuánto tendrá que pagar por modificar los requerimientos iniciales.
Tiempo de implementación: hay cambios que pueden ser viables en presupuesto, pero no en calendario, porque modifican toda la planificación original de manera que afecta drásticamente al producto final. Este criterio ayudará también al cliente a decidir si efectivamente quiere aceptar el cambio que se ha propuesto.
Existen alternativas: sí/no. En caso positivo, valora las alternativas y qué ventajas e inconvenientes suponen respecto del cambio propuesto. Muchas veces los clientes aceptan modificaciones a sus peticiones que hacen nuestra vida más fácil. Recuerda que la puerta de la negociación siempre está abierta.