Carta de porte: qué es y guía de elaboración

La carta de porte es un documento mercantil en el que figuran todas aquellas mercancías que se trasladan de un lugar a otro cuando existe de por medio una relación de compraventa.

Por tanto, la carta de porte influye en la logística de cualquier empresa, por lo que es conveniente conocerla y saber qué incluye.

En este post desgranaremos una carta de porte y detallaremos qué puntos debe incluir.

Carta de porte: elementos que debe incluir

Aunque no existe un único modelo rígido para elaborar una carta de porte, sí es cierto que en cualquiera que se elabore deben figurar los siguientes elementos:

1. Datos acerca del remitente. Tales como su nombre y apellidos, su dirección o su contacto (teléfono, e-mail, etc). También, en relación al remitente, se detallan otros datos derivados como el lugar de recogida o la fecha de expedición. Es decir, todo aquello que ayude a identificar de forma fácil y rápida cualquier cuestión relacionada con la procedencia de la mercancía en cuestión.
2. Datos acerca del destinatario. De la misma forma que con los datos del remitente, en este caso nos encontramos con los mismos, pero por parte de quien va a recibir la mercancía. Se indica, por supuesto, el lugar de destino.
3. Datos acerca de la mercancía. Aunque no siempre se puede saber qué contiene un paquete, como puede ser cuando su embalaje es una caja opaca, en la carta de porte sí debe indicarse qué contiene. En muchas cartas de porte se especifica el campo como “Mercancía que el remitente dice que contiene”, ya que en dichos casos solo es posible fiarse de su palabra. Además, se indican otros datos como el número de bultos, el peso individual o total, o el volumen. Es decir, todo aquello que ayude a definir la mercancía con la mayor precisión posible.
4. Otros datos relativos al transporte. Por ejemplo, datos sobre reembarcos o aduanas, si fuesen necesarios, u otras observaciones pertinentes para cada caso.
5. Firmas y “letra pequeña”. Una carta de porte incluye, normalmente en su parte inferior, espacio para las firmas de las personas implicadas, información legal derivada y de obligatoria inclusión (lo que habitualmente se denomina “letra pequeña”) y otras cuestiones como, por ejemplo, códigos QR que permitan una lectura posterior rápida.

Como decíamos, no existe un único modelo para elaborar una carta de porte, de modo que cada empresa puede elaborarla como mejor considere, siempre y cuando cumpla con lo que la ley exige. Sin embargo, el formato más habitual de presentación es la presentación en tabla, con las celdas y columnas correspondientes.

Por supuesto, existe la posibilidad de elaborarla a partir de una plantilla descargada de internet, siempre que dicha plantilla se ajusta a lo que nos exigen.

Algo más que debes saber acerca de la carta de porte

Ahora que ya sabemos qué es, para qué sirve y cómo se estructura una carta de porte, llega el momento de presentarte una información adicional acerca de ella que quizá desconocías.

Y es que la carta de porte ya dispone de un sustituto tecnológico: el e-CMR, lanzado oficialmente en el mes de enero de 2017. Se trata de un sistema que, gracias a las nuevas tecnologías aplicadas a la logística, permite obtener información en tiempo real, a través de un dispositivo móvil, de todo transporte, así como de sus mercancías. De esta forma, se podrá disponer de los mismos datos que se incluyen en la carta de porte, pero con mucha más rapidez y facilidad. En algunos lugares ya se está utilizando y solo es cuestión de tiempo que la carta de porte sea totalmente sustituida por este nuevo sistema.

Sin embargo, mientras tanto conviene seguir conociendo toda la información posible acerca de la carta de porte.

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