¿Cómo estimar correctamente la duración de la actividad de un proyecto?
La planificación detallada de cualquier proyecto que vayas a llevar a cabo en la empresa conlleva el manejo de una gran cantidad de información que tendrás que organizar para poder tenerlo claro en tu cabeza. La duración de las actividades es uno de estos aspectos que tendrás que controlar. Para ello, es necesario aplicar métodos científicos necesarios para gestionar la duración de las actividades y concluir el proyecto según el plan.
Diagrama de Gantt para visualizar la duración de las actividades
Este gráfico, elaborado a partir de un eje de coordenadas, te permitirá conocer la duración de las actividades dentro de un calendario y teniendo en cuenta el momento de inicio y finalización de las mismas. En la parte horizontal del gráfico se sitúa la escala temporal y, en sentido vertical, se clasifican las actividades. Estos diagramas te facilitarán la lectura y la visión general del calendario de duración de las actividades que requiere el proyecto. Se pueden realizar en hojas de cálculo o implementar herramientas especializadas como Microsoft Project u otros softwares gratuitos. Son muy adecuados para las etapas de planificación del proyecto y los momentos iniciales de desarrollo del plan.
El método CPM o método del camino crítico
El CPM (Critical Path Method) secuencia actividades dependientes entre ellas (cualquier retraso en una provocará la dilación de la tarea siguiente). Este método puede aplicarse cada vez que se produzca un cambio en el proyecto. Se expresa a través de un diagrama de red que representa cada acontecimiento con un nodo (representado por un círculo o cuadrado) y representa un instante en el proyecto (el inicio o el fin de una tarea) que no consume tiempo. Entre dos acontecimentos sólo puede establecerse una tarea. Cada tarea se representa con una flecha que determina el trabajo necesario para conseguir el acontecimiento y que no puede iniciarse antes de que la tarea haya finalizado.
El PERT, planificar y controlar
El diagrama de PERT (Program Evaluation and Review Technique) es una técnica probabilística para planear y controlar el proyecto. Prevé tres tipos de duración para cada actividad: la optimista, la más probable y la pesimista. Necesitarás emplearlo para identificar las actividades en las que es muy importante que no haya ningún retraso. Existen diferentes herramientas informáticas que te facilitarán mucho el trabajo de planificación de la duración de las actividades utilizando el o los métodos que más se adapte al proyecto que haya que realizar.
