Comunicación y colaboración a través del Diagrama de Gantt
El Diagrama de Gantt no es sólo una técnica de gestión. Además de ser una de las metodologías de uso más extendido en el management internacional desde hace décadas, se trata de un instrumento de comunicación de gran valor. Las claves que hacen que esta forma de gestión sea tan utilizada son:
- Simplicidad de uso.
- Impacto visual.
- Capacidad de actualización.
- Poder de condensar la información.
En un proyecto están involucradas muchas personas diferentes cada una de las cuales ostenta distintos roles. La complejidad del desarrollo de un plan de este tipo requiere de la intervención de profesionales y especialistas que, en ocasiones, provienen de diferentes zonas geográficas y ni siquiera comparten un mismo idioma. La comunicación es fundamental para fomentar un proceso participativo, del que todos resultarán beneficiados.
Comunicar con el Diagrama de Gantt en la práctica
Lograr un punto de información común es procurar un entorno de trabajo saludable y eficaz. El Diagrama de Gantt resuelve muchas de las cuestiones que pueden plantearse a la hora de elegir el mejor medio de comunicación para dar respuesta a las necesidades de grupos heterogéneos, como suele suceder en muchos proyectos, y su uso puede concretarse en:
- Preparación de un calendario de ejecución para compartir con terceros participantes en el proyecto o con el resto de miembros de la empresa.
- Planificación y programación del proyecto.
- Asignación de recursos a cada tarea.
- Distribución temporal de las actividades que componen el proyecto.
- Actualización de lo dispuesto en el planning a medida que avanza la ejecución.
Cuanto más detalle se incluya en la confección del Diagrama de Gantt, mayores posibilidades de análisis brindará. Utilizando esta herramienta se crea un entorno colaborativo que consigue detectar desviaciones prematuramente, gracias a las actualizaciones, por lo que reconducir acciones ayudará a evitar gastos extra y demoras en los plazos previstos.
Todo esto es posible porque la sencillez con la que se trabaja sobre un Diagrama de Gantt minimiza el tiempo necesario para operar con los datos en él recogidos. Este método permite incluso compartir contenidos en tiempo real con el resto de participantes en el proyecto, gracias a las nuevas tecnologías que facilitan la movilidad y la inmediatez que los proyectos hoy día requieren, en respuesta a las demandas de los mercados actuales.
