Asignación de recursos y revisión de proyecto con el Diagrama de Gantt

El Diagrama de Gantt es una herramienta muy utilizada para la gestión de proyectos cuyo uso muchas veces se combina con la aplicación de otras metodologías, como PERT, CPM o el método de la cadena crítica. Los puntos fuertes del Diagrama de Gantt son la claridad con la que permite, de un solo vistazo, hacerse una idea de la situación del proyecto, gracias a su configuración gráfica que muestra una instantánea de la realidad; y lo sencillo que resulta en su utilización. Es importante mencionar que otra de sus ventajas tiene que ver con la comodidad con la que permite llevar a cabo algunas de las comunicaciones del proyecto.

Sin embargo, esta herramienta cuenta con muchos detractores, que alegan que está muy limitada para proyectos grandes y complejos y que, para los que son pequeños su uso resulta superfluo. Lo cierto es que para poder explotar todo el potencial de Gantt hay que conocer sus limitaciones y saber aprovechar sus beneficios. Aunque el Diagrama de Gantt puede resultar complicado cuando hay que encargarse de llevar a cabo la asignación de recursos, ofrece muchas posibilidades si se sabe utilizar correctamente, por ejemplo, a la hora de llevar a cabo la revisión del proyecto.

Asignación de recursos con el Diagrama de Gantt

En el mercado existen muchas soluciones diferentes de gestión de proyecto, y algunas de las aplicaciones de Gantt permiten asignar recursos a las tareas y los planes del proyecto. El Project Manager es consciente de la diversidad de los recursos, un hecho que dificulta su administración. Precisamente debido a esta complejidad resulta indispensable el poder apoyarse en una herramienta confiable, como es este tipo de gráfico. Los recursos pueden ser personas, materiales, equipos o incluso las cantidades de presupuesto y todos ellos han de registrarse en el diagrama para poder ejercer el control adecuado sobre su evolución, distribución y consumo. Gantt indicará los recursos que se han asignado a cada tarea una información que puede completarse con datos como:

Tipo de recursos de que se trata: equipos, personas, materiales, herramientas... es necesario concretar durante cuánto tiempo son requeridos en cada tarea. Para hacer esta indicación suele resultar muy útil introducir la información en forma de porcentaje.
Cantidad necesaria (si procede): en el caso de recursos materiales, es conveniente especificar la cantidad necesaria para la tarea.
Coste asociado a cada recurso: esta información puede darse expresando el total, el precio por unidad (en el caso de los materiales) o el precio por hora (en el caso de las personas).
Tasa de consumo en el caso de los recursos materiales: puede suceder que algunos recursos tengan un coste fijo, aunque hay que tener en cuenta que, para otros el precio total dependerá de la duración de la tarea.
Nombre de las personas: cuando se asocian recursos humanos a una tarea, además de su nombre hace falta incluir datos e identificación como el teléfono o email, que permitan mejorar las comunicaciones y la interacción con ellos, gracias a una mayor agilidad en su localización.

Algunas aplicaciones de Gantt permiten ajustar la longitud de cada barra (duración de la tarea) de acuerdo con la cantidad de trabajo que las personas asignadas a la tarea deben afrontar, de esta forma se puede ver de un sólo vistazo si la distribución se ha hecho de manera equitativa. De la misma forma, el uso excesivo de los recursos puede ser marcado en el diagrama con algunas herramientas que permitan, por ejemplo, señalar los casos en que un cambio de horario provoque la superposición de dos tareas que requieran del mismo equipo de personas.

Revisión de un proyecto utilizando un Diagrama de Gantt

El plan de proyecto debe ser revisado con regularidad, para lograr el ajuste que proporciona la actualización y poder adelantarse a los problemas con tiempo suficiente para elaborar una respuesta. El Diagrama de Gantt permite llevar a cabo esta tarea de forma muy sencilla; de hecho, se trata de una de sus ventajas. Para ello, a la vista del gráfico, el Director de Proyecto debe preguntarse acerca de:

El curso del proyecto: para ello hay que comprobar la fecha prevista de finalización de la última tarea dispuesta en el Diagrama de Gantt y confirmar que sigue siendo razonable.

Si la realidad se ajusta a la previsión en materia de plazos: si alguna tarea ha sobrepasado su fecha límite hará falta tomar medidas como eliminar la deadline, asignar más personas a la tarea o permitir que la misma se prolongue durante unos días extra.

El estado de las dependencias entre tareas: de vez en cuando conviene revisar estas vinculaciones ya que, al desligar las tareas que en realidad no dependen unas de otras, se podrá hacer uso de todo el tiempo de holgura disponible, acortando así los plazos y maximizando la flexibilidad.

La posibilidad de solapar tareas: si en algunos casos fuera posible llevar a cabo diferentes actividades de forma simultánea la duración total del proyecto se reduciría. Cuando se descubra que esto es posible, hará falta asignar los tiempos de entrega adecuados y modificar, si es preciso algunas de las fechas de finalización.

Para evitar conflictos de programación, al practicar cambios en el Diagrama de Gantt hay que tener cuidado de:

Prestar la atención suficiente a las limitaciones que afectan a cada tarea.

Mantener la coherencia en la programación del ecosistema de actividad, buscando que las tareas encajen lógicamente con las otras tareas que les rodean.

Comprobar que, ni las fechas de inicio son demasiado tempranas ni las de finalización excesivamente tardías.

Asegurarse de que no se producen solapamientos inesperados o huecos entre tareas vinculadas.