Consejos para hacer una buena presentación

No sabemos hacer presentaciones. He visto muchas, demasiadas. No importa la temática y lo bueno que sea el ponente, la presentación que ha de ser un soporte que complementa el discurso rara vez están a la altura. No nos tendría que extrañar ya que nadie nos ha enseñado a hacer presentaciones. En la mayoría de las ocasiones nos sentamos delante del ordenador y empezamos a crear slides generalmente sin criterio. Teniendo en cuenta la cantidad de presentaciones que hemos de hacer sobretodo en el ámbito profesional, puede que valga la pena dedicar tiempo a desarrollar esta competencia. Brevemente me gustaría comentar algunos aspectos que considero importantes y que espero os ayuden en vuestra próxima presentación:

Empezar abriendo el powerpoint o cualquier otro programa para hacer presentaciones es un error

Pero es lo primero que hacemos. Es prioritario dedicar tiempo a pensar que queremos comunicar, que objetivos perseguimos, a quien nos dirigimos, como será el contexto y los requerimientos técnicos, etc. Todo lo anterior condiciona como será tu presentación, por lo que es importante recopilar toda la información posible sobre este contexto y visualizar como será tu presentación. No es lo mismo una presentación interna a tu equipo de proyecto, que hacerla en un auditorio ante decenas de personas. Recomendable coger papel y lápiz y hacer un pequeño esquema de lo que será la presentación antes de acercarse al ordenador. Primero pensar y luego hacer.

Dedicar más tiempo a la forma que al fondo es un error

Si has cometido el error anterior, seguramente este segundo también lo estás haciendo. Si lo primero que haces es abrir powerpoint, keynote, prezi o cualquier otro programa, en seguida está luchando con las fuentes, colores y layout antes que pensar en el mensaje. Quieres que el primer borrador sea perfecto y por eso el diseño te ocupa la mayor parte del tiempo. El primer borrador suele ser una porquería, pero el camino a la excelencia está lleno de mediocridades intermedias. El primer borrador es eso, un borrador. No le pidas más.

La preparación es el 80% del éxito

Una buena preparación empieza por escribir el guión en bruto para luego acabar dándole forma en el programa de tu preferencia. Pero primero hay que dedicar mucho tiempo a tener claro los objetivos que intentas conseguir con tu presentación. ¿Qué quieres que se lleven los asistentes al finalizar la sesión?¿en qué decisiones quieres influir?. Te has de hacer este tipo de preguntas para buscar las respuestas adecuadas. Por lo que lo primero es sentarse delante de un documento y empezar a escribir, tachar, cambiar, revisar, cortar, etc… hasta que consigas la estructura del mensaje adecuada.

Para ello hay servicios web que te permiten crear una presentación a partir de un documento realizados en Markdown. Es ideal si quieres hacer una presentación solo en texto, pero muy rígido para introducir elementos multimedia. Pero son una buena solución para hacer presentaciones rápidas y resultonas.

Últimamente estoy utilizando Paper de Dropbox para hacer este guión previo y en alguna ocasión para presentaciones internas. Paper tiene un modo Presenter que te muestra el texto en formato presentación. De esta forma el 90% de mi tiempo lo destino al fondo y no a la forma. Pero las herramientas es lo de menos, lo importante es el resultado final. Y en mi caso el resultado son mejores presentaciones en menos tiempo.

También es importante que tengas claro el contexto en el que vas a dar la presentación. Preguntar por los requerimientos técnicos (ordenador, formato del documento, pasador de diapos, etc…). Que todo el trabajo que has realizado no se arruine porqué no hay conexión a Internet o se requiere un pdf sin posibilidad de animaciones o transiciones. En los detalles están las diferencias.

Piensa en la presentación como si fuese una película

He hablado de hacer un guión previo ya que pienso en las presentaciones como en películas. Has de crear una historia que sirva de elemento de transmisión de tu mensaje. Las ideas hay que envolverlas con historias para que penetren más en el público. Recordamos mejor una historia que datos fríos y descontextualizados. Son más efectivos los ejemplos cercanos y las analogías que las abstracciones inconcretas y lejanas para la audiencia. Los mensajes en bruto no llegan y por tanto se olvidan al acabar la presentación.

Al igual que una película, el ritmo y las secuencias son importantes. En una presentación hay que empezar fuerte, sorprendiendo a la audiencia para captar su atención. Siempre me imagino estar jugando un partido de futbol y empezar perdiendo 0–1, por lo que me toca remontar lo antes posible. Por eso creo que un buen inicio es fundamental para activar la audiencia y conectarla con lo que viene a continuación. Sé creativo e introduce el humor en tus presentaciones. Funciona.

Y toda buena película tiene un buen final, un desenlace, el destino final del viaje que ha sido tu presentacion. Lo ideal es que haya un breve resumen de los principales conceptos explicados. Agrupar en un par de slides lo más importante y lo que quieres que se lleven los asistentes. Y luego lo que se llama un Call to Action, una frase que motive a los oyentes a poner en práctica. Para que se activen y puedan tangibilizar lo aprendido en la presentación.

Una vez tienes claro el fondo es el momento de dedicar tiempo a la forma

Para mi el fondo es más importante que la forma, pero una mala forma arruina un buen fondo. Y no solo me refiero a utilizar Comic Sans o de fotos pixeladas. Hablo agregar elementos visuales que ayuden al mensaje. Pueden ser tanto tablas, imágenes, fotos, colores, fuente, distribución etc… Pero cuidado con abusar. Programas como powerpoint o keynote están muy centrados en la forma y por tanto tienen una infinidad de prestaciones para hacer tu presentación más visual. Y como suele ocurrir cuando hay abundancia se suelen tomar malas decisiones. Un buen ejemplo son las transiciones de diapositivas que hay centenares y he visto utilizarlas todas en una misma presentación. Los elementos visuales son una complemento que tiene que ayudar a transmitir el mensaje que es el objetivo final. Son el medio y no el fin. Cuidado con el barroquismo.

Mención especial a las fuentes. Son uno de los elementos más importante de la presentación y a la que vale dedicar atención. La elección de fuentes es una disciplina en sí mismo y hay blogs y artículos que disertan sobre este tema con mucho más conocimiento y criterio que el mío. Tan solo quiero hacer énfasis en que las fuentes son importantes y trabajando en un programa instalado en tu ordenador pueden añadir infinidad de fuentes maravillosas que te pueden ayudar a mejorar la forma. Un buen ejemplo es Montserrat, una fuente Sans Sarif muy elegante y minimalista.

La contra de utilizar cualquier fuente no estándar es que si no utilizas tu equipo para hacer la presentación es muy probable que esa tipo no esté instalada en el ordenador repositorio de todas las presentaciones y haga cualquier conversión buscando una equivalente. El resultado suele ser desastroso.

Las diapositivas son gratis

Entre una diapositiva con 6 bullets points o 6 diapositivas con unas pocas palabras en grandes, siempre prefiero la segunda opción. Si trabajas bien las transiciones entre diapositivas el público no notará cuantas diapositivas tiene tu presentación. Lo que si verá es una diapositiva lleno de texto ilegible. Mi regla es un idea por diapositiva.

Delivery, después de tanto trabajo no “mueras en la orilla”

El otro día encontré un hilo de internet en el que había una discusión sobre si los presentadores prefieren llevar su ordenador a un evento o utilizar el de la organización del evento.

Este tweet inició un debate sobre los partidarios de ir con su equipo y los que prefieren luego utilizar el equipo disponible por la organización. Aquí como todo en la vida, hay pros y contras. Entre los pros de utilizar el ordenador del organizador está el no tener que cargar con el equipo todo el día, no hay que configurarlo previamente para comprobar que todo funcione y las presentaciones suelen estar precargadas y lista para utilizarlas. Otros aspectos a tener en cuenta es que no hay que llevar todo tipo de adaptadores para las infinitas combinaciones de puertos (si tienes un mac sabes de lo que hablo) que conectan ordenador y proyector. Básicamente es llegar y abrir el powerpoint con tu presentación.

Pero también hay contras de utilizar un ordenador que no es el tuyo, que no dominas y suele ser más antiguo que el tuyo. Por ejemplo si trabajas con Mac lo más seguro es que tengas que exportar el fichero a powerpoint o .pdf. ya que el ordenador de la organización será un PC con windows. Ambos formatos reducen las capacidades que hayas introducido en keynote: fuentes, transiciones, notas en cada diapositiva, la pantalla del presentador, etc… Perderás agilidad y ritmo. Probablemente la audiencia no lo note, pero tu sí. Si has hecho una presentación con fuentes no estandar, el PC te hará cualquier conversión y el resultado final suele ser un desastre.

Utiliza siempre un pasador de diapositivas

Es esencial para darte libertad de movimientos y un perfecto control del ritmo de la presentación. A veces es necesario moverse con agilidad entre las diapositivas, volver atrás por qué algún concepto no ha quedado claro, o hay alguna pregunta que requiere ir a un dispositiva en concreto. Todo esto ha de fluir, y tener estar al lado del ordenador pulsando las teclas de las flechas no es la mejor imagen posible. Y recuerda: si te llevas tu pasador asegúrate que tiene pilas o está cargado. No serás el primero que se de cuenta minutos antes de presentar que está agotado. 

Nunca leas una presentación

La presentación es un elemento de soporte, no un documento de texto. Las diapositivas llenas de texto y el presentador leyéndolas, es un gran fiasco. Has de ser capar de dar el mismo discurso sin la presentación. Insisto en que es un documento de apoyo.

Si has de presentar un producto, una demo gana a un powerpoint por goleada

Las presentaciones sirven para lo que sirven, pero no son milagrosas. Si has de presentar un producto no hay mejor presentación que una demostración de tu producto. Los hechos siempre han tenido más fuerza que las palabras, por lo que más que explicar como funciona o que puede hacer, es recomendable demostrarlo con hechos.

Es lo que hizo Dropbox en su primera presentación de producto.

Espero que estos consejos os ayuden a hacer mejores presentaciones. Es mi granito de arena para evitar el síndrome de Death by Powerpoint.