Cuadrantes de trabajo libres de errores
Los cuadrantes de trabajo son una herramienta que se emplea con frecuencia para la planificación de recursos. Sin embargo, para muchas empresas se trata de un instrumento complejo. Contraposición de objetivos, distintos intereses y la necesidad de optimizar la eficacia en la gestión de este recurso, evitando al máximo los conflictos, son algunas de las presiones a las que se ven sometidos quienes se encargan de esta tarea.
Cuando se trata de elaborar los cuadrantes de trabajo existen algunos fallos que deberían evitarse y conocerlos es el primer paso para una distribución óptima de los recursos y la carga de trabajo.
¿Quieres saber qué errores debes prevenir al realizar esta tarea?
Cuadrantes de trabajo: los 4 errores que no debes cometer
Estrés, plazos demasiado ajustados para elaborar los cuadrantes de trabajo, falta de experiencia o la inercia de quien ya lleva mucho tiempo ocupándose de esta tarea, pueden jugar en contra de los resultados.
Para evitarlo, hay que tener cuidado de no cometer fallos como los cuatro siguientes:
- Cuadrantes de trabajo carentes de flexibilidad: esta actividad no es ninguna ciencia exacta y, como todas las cuestiones que involucran a personas, precisa de un margen que permita acomodar los cambios que puedan ser requeridos en un momento dado. Hay que evitar la rigidez y tener preparado siempre un plan B o múltiples opciones.
- Planificación del trabajo sin tregua: éste es un error muy común en quienes confeccionan sus primeros cuadrantes de trabajo. Con el afán de maximizar la eficiencia de la jornada laboral, a menudo, pasan por alto la necesidad de descontar esos minutos que necesariamente se pierden en el cambio de turno o los correspondientes a las pausas. Es importante recordar que los descansos influyen positivamente en la productividad y los niveles de concentración de la plantilla, contribuyendo a impulsar el rendimiento y prevenir accidentes laborales.
- Una distribución basada en suposiciones: a menudo se toman decisiones basadas en la propia perspectiva. En la realización de los cuadrantes de trabajo esto es un error puesto que, si bien la mayoría de las personas no disfruta trabajando en horario nocturno o fines de semana, puede haber quien, por cuestiones personales de compatibilidad familiar, estaría encantado de poder elegir precisamente esos turnos. Conocer a los empleados y escuchar sus necesidades y propuestas es la forma más sencilla de acertar.
- Complicación en el esquema: el cuadrante de trabajo debe servir para facilitar al personal la labor de conocer en qué horarios del día y qué días de la semana se espera que presten sus servicios a la empresa. Si esta herramienta no es clara y directa o si recoge los datos de forma confusa, puede dar lugar al equívoco, provocando situaciones incómodas y desmotivadoras. Puede resultar interesante descargarse una plantilla de cuadrantes de trabajo o, incluso implementar una solución tecnológica que automatice esta función, reportando de forma inmediata cualquier cambio a todas las partes interesadas con acceso a ella.
