EDT proyecto: qué es y 2 técnicas para su eficacia
Tanto si trabajas en project management como si no, es posible que hayas escuchado hablar alguna vez de la EDT proyecto. Las siglas EDT corresponden a Estructura de Descomposición del Trabajo, y el término “proyecto” tras ellas permite aplicarlas al project management.
Pero ¿qué es realmente la Estructura de Descomposición del Trabajo? Se trata sencillamente de una representación gráfica que permite organizar y visualizar rápidamente la interdependencia entre las distintas tareas de un proyecto, así como su organización en lo relativo a responsabilidades y entregas.
Veamos cómo podría desarrollarse una EDT proyecto sencilla:
- En primer lugar, haríamos un listado de todas las tareas necesarias para realizar el proyecto.
- A continuación, organizaríamos y jerarquizaríamos esas tareas en función de su importancia para poder realizar otras. Por ejemplo, si para un proyecto necesitamos usar un programa que solo funciona en el sistema operativo Linux, la tarea básica sería instalarlo en dicho SO y, posteriormente, formar a las personas encargadas del proyecto acerca de cómo funcionan Linux y el programa. Dicho de otro modo: el manejo del programa depende de la formación en Linux y esta, a su vez, depende de la instalación de este SO. Así, vemos cómo unas tareas dependen de otras.
- Por último, indicaríamos a qué departamento o persona le corresponde realizar cada tarea.
En una EDT proyecto se pueden especificar libremente otros datos como, por ejemplo, las fechas para las que cada tarea debe estar finalizada.
Gracias a esta herramienta, podemos gestionar mucho más eficaz y eficientemente nuestros proyectos en la empresa, ya que todo el mundo sabrá en todo momento:
- Qué tareas le corresponden.
- Cuándo podrá empezar a llevarlas a cabo (cuando las anteriores en jerarquía estén finalizadas).
- A quién consultar en caso de dudas sobre la base de sus tareas.
- A quién entregar el resultados (al siguiente nivel en la jerarquía). La organización empresarial influirá de forma determinante en este aspecto.
Veamos ahora algunas técnicas para conseguir que nuestra EDT proyecto sea lo más eficaz posible.
EDT proyecto, técnica #1: comunicación estandarizada
Con el objetivo de que todo lo relacionado con el proyecto quede registrado y ordenado, es recomendable establecer un protocolo que facilite las consultas futuras acerca de los procesos llevados a cabo.
Por ejemplo, si las comunicaciones se realizan frecuentemente a través de e-mail, puede ser beneficioso indicar como norma que todos los mensajes que se envíen en relación con el proyecto tengan como asunto el nombre del propio proyecto. Además, cada destinatario puede guardar en una carpeta específica de su bandeja de entrada todos esos mensajes, mientras que el remitente los guardará en una carpeta específica de su bandeja de salida. De este modo, si en el futuro necesitamos encontrar, por ejemplo, un archivo que se envió adjunto hace meses, podremos localizarlo fácil y rápidamente.
EDT proyecto, técnica #2: flexibilización
Es importante prever posibles cambios en lo reflejado en la EDT proyecto. Por ejemplo, si una de las personas que debían realizar una tarea clave decide abandonar la empresa en mitad de la ejecución, será necesario redefinir la estructuración ya planificada. Puede que contratemos a una nueva persona para que cubra esa baja o puede que alguien que ya forma parte del equipo pueda asumir esa responsabilidad adicional.
Para tomar la mejor decisión, es importante no ser demasiado rígidos a la hora de elaborar una EDT proyecto y tratar de que todas las personas que participan en ella tengan un tiempo dedicado a cualquier posible imprevisto que pueda surgir. Si todos ocupan desde el inicio del proyecto la totalidad de su jornada laboral en él, no dispondrán de ese margen de maniobra necesario.
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