Herramientas PM: no sólo software
No sólo de software vive el hombre, ni siquiera en estos días de realidad 3.0 donde la irrupción del internet de las cosas ha conseguido que a cada paso produzcamos datos que informan de todos nuestros movimientos. Al pensar en herramientas de project management es habitual que las primeras opciones a plantearse sean Microsoft Project o Wrike, o algún software similar. Sin embargo, las herramientas que todos Director de Proyecto necesita responden a métodos, de eficacia probada, que es preciso conocer (aunque después, en la práctica se recurra a la tecnología para facilitar los cálculos o ahorrar tiempo).
Herramientas de project management que debes conocer
Entre las herramientas de project management más necesarias, las que ayudan en la fase de planificación de proyecto, se encuentran las siguientes:
1. Diagrama de Gantt: es un gráfico de barras muy popular en gestión de proyectos que se emplea para representar tareas y actividades a través del tiempo. Fue desarrollado por primera vez en 1917 y, desde su versión original ha evolucionado, mejorando y completándose en áreas que lo requerían. Una de ellas es la posibilidad de mostrar las relaciones entre tareas, muy común en el uso actual, al tratarse de un conocimiento esencial tanto para la planificación, como para el seguimiento. Además del tiempo ylas actividades, en el Diagrama de Gantt se recogen también fases, tareas, hitos y los recursos necesarios para el proyecto.
2. Red Lógica: una red lógica muestra la secuencia de actividades de un proyecto a través del tiempo. Esta representación permite ver con claridad la lógica existente entre actividades, al hacer posible conocer de un vistazo rápido qué actividad sigue a otra en el tiempo. Se puede utilizar para identificar los hitos y ruta crítica de un proyecto. La red lógica resulta especialmente útil a la hora de entender las dependencias los plazos y el flujo de trabajo, facilitando la identificación de información relevante que, de otro modo, podría pasarse por alto.
3. Diagrama PERT: es un método que se emplea para analizar las tareas involucradas en la realización de un proyecto. Generalmente, se suele recurrir a él para conocer el tiempo necesario para completar cada tarea e identificar el tiempo mínimo necesario para completar el proyecto en su totalidad, aportando una perspectiva de gran valor a la planificación.
4. Estructura de Descomposición del Producto (EDP): en la gestión del proyecto, una estructura de descomposición del producto (EDP) es una estructura de árbol, exhaustiva y ordenada por jerarquía, en la que se recogen todos los componentes que conforman cada entregable del proyecto. Una EDP puede ayudar a aclarar lo que implica cada prestación, facilitando la posterior construcción de una estructura de desglose del trabajo. Gracias a esta estructura se identifican se manera sencilla los productos, subproductos y los productos finales; mejorando las posibilidades de gestión y suponiendo una eficaz contribución a las acciones de mejora o control de calidad.
5. Estructura de Desglose del Trabajo (EDT): es una herramienta de project management más comunes y la base de gran parte de la planificación del proyecto. Esta descomposición jerárquica simplifica la creación de los entregables y aumenta las posibilidades de éxito en relación con el logro de objetivos. Mediante la EDT se organiza y define el alcance del proyecto en función de paquetes de trabajo, que optimizan la función de control.
Herramientas de project management: más allá de la planificación
La planificación en un proyecto es esencial, una etapa crítica, pero no la única. Como responsable de la gestión hay que buscar la visibilidad y el control a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. Gestionar el cambio, el riesgo, fomentar la comunicación... A veces, la tecnología facilita mucho las cosas como demuestran las siguientes herramientas de project management:
1. Apps de project management: control de tareas, gestión de objetivos y facturación, son algunas de las posibilidades que ofrecen proveedores como Springloops, Lighthouse, CreativePro Office, Basecamp o No Kahuna.
2. Gestión de proyectos WIKI: ¿te suena la Wikipedia? ¿qué te parecería basarte en una herramienta wiki-proyecto? Los wikis son otra opción para la gestión de proyectos, pudiéndose utilizar en lugar de una aplicación básica de gestión de proyectos o en adición a la que se haya escogido. Trac Project o PBWiki son las mejor valoradas.
3. Colaboración: este tipo de herramientas de project management son especialmente útiles cuando el Director de Proyectos se enfrenta a la complejidad de una iniciativa global, donde existen equipos remotos que debe gestionar. Las herramientas de colaboración fomentan y optimizan el intercambio de información, a nivel interactivo y documental, tanto con los miembros de los equipos como con otras partes interesadas. Activecollab es quizás la que aporta mayor valor al permitir trabajar en multitud de proyectos sin límite y permitir la compartición de documentos, actualización colaborativa, establecimiento de foros de discusión y posibilidad de programar alertas de grupo. Aunque no es la única, en el mercado existen alternativas como Vyewo DimDim que también ofrecen servicios de buena calidad.
4. Facturación: es uno de los quebraderos de cabeza de los Jefes de Proyecto, que prefieren confiar en la sistematización de una herramienta software que minimice los errores. Less Accounting o Simply Invoices son dos opciones recomendables, aunque hay que asegurarse de que están disponibles en el idioma deseado antes de proceder a su instalación.
5. Seguimiento de los plazos de proyecto: para llevar a cabo una de las actividades más críticas que desempeña un project manager se puede recurrir a FourteenDayz o a LiveTimer, dos software de sencillo manejo que, además, bien utilizados, contribuyen a aumentar los niveles de productividad.
