Hojas de gastos: características y proceso de elaboración

Las hojas de gastos son documentos de suma importancia para la contabilidad de las empresas. A través de éstas, los trabajadores solicitan el reembolso de sumas de dinero que han gastado durante la ejecución de sus labores.

Por lo general, son gestionadas por el departamento contable de las compañías, que es el que además define su formato, la metodología, las reglas y la información necesaria para la justificación de los gastos.

Su importancia reside en la necesidad de establecer un estándar para validar los gastos que luego serán reembolsados. Un buen sistema de hojas de gastos impide prácticas como el fraude, la suplantación y el plagio, entre otros. Cuanto más detallada sea una hoja de gastos, más sencilla será la labor de la empresa a la hora de incluirla en los balances contables. Más allá de si se emplea en formato físico o digital, los campos básicos que suelen tener las hojas de gastos son:

• Nombre de la persona.
• Concepto del gasto.
• Importe total del gasto.
• Fecha de emisión.

Elaboración y validación de una hoja de gastos

Tan pronto se ha definido el formato, los elementos incluidos y la información para la validación de los gastos, la empresa empieza un proceso de definición y validación de las hojas de gastos en el que identificamos tres etapas:

a) Redacción de la hoja:

El empleado es el encargado de redactar la nota en la hoja de gasto. En ella debe incluir la información suficiente para justificar el gasto de la suma referida y el posterior reembolso. A esta nota la pueden acompañar facturas o tiques que den mayor respaldo a su solicitud.

b) Revisión de la hoja:

En esta etapa, un auditor externo o interno se encarga de revisar la hoja de gasto redactada por el trabajador. Si la información que le acompaña es fidedigna y cumple con todos los requisitos legales, se procederá a su validación.

c) Ejercicio contable:

Los datos incluidos en la hoja de gastos, que ya han sido avalados por el auditor, son ahora incluidos en el sistema contable de la empresa. En un plazo oportuno,  los responsables de esta área deberán hacer efectivo el reembolso de la suma a cada uno de los trabajadores que lo han solicitado.

Tres recomendaciones en torno a las hojas de gastos

A la hora de elaborar una hoja de datos y revisarla, es importante tener en cuenta estas tres recomendaciones:

• Definir una política de gastos. Para evitar conflictos o falta de coincidencia en torno a los datos incluidos en la hoja de gastos, la empresa debe informar a sus trabajadores de la forma correcta para presentarlas y la información que deben incluir en ellas para que puedan ser validadas.

• Prevenir el fraude. Estos y otros aspectos deben estar dentro de una política más amplia de prevención del fraude. Algunas empresas publican manuales de buenas prácticas para sus trabajadores. Otras lo contemplan directamente en el apartado ético de su plan organizacional. Sea como fuere, lo cierto es que tiene que ser conocido por todos los niveles de la compañía

• Automatización de datos:Una medida que contribuye a la prevención de prácticas fraudulentas y ayuda a promover la transparencia como valor corporativo, es la automatización de los datos contables. En muchos casos, el papel se ha mostrado ineficaz para frenar acciones de duplicidad o plagio. Con la automatización, basta con hacer una foto a facturas, tiques y otros documentos.