La escalabilidad
LA ESCALABILIDAD DE LAS METODOLOGÍAS DE PROJECT MANAGEMENT
En post anteriores hemos comentado un tema primordial en Project Management, como es la Metodología usada en la gestión de nuestros proyectos. Explicamos “Cinco pasos clave para establecer una metodología”, así como “Tres reflexiones” sobre ellas.
En estos artículos vimos que la base para establecer una buena metodología de Project Management en nuestra organización es que fuera práctica, alejada de la burocracia, pero que nos aportara indicadores fiables y claros sobre el estado de los proyectos, y su alineamiento con los objetivos estratégicos. Pretendemos aumentar la probabilidad de cumplimiento de los proyectos, basándonos en marcos de referencia metodológicos contrastados (como A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide), CMMI, Prince2, etc.), y también teniendo en cuenta que deben ser escalables a nuestros proyectos.
Toda metodología de Project Management debe contemplar la posible personalización para cada tipo de proyecto.
En España utilizamos la expresión “No matar moscas a cañonazos”. Si los proyectos que manejamos son pequeños, probablemente la metodología será “pequeña”; y si son grandes y complejos, tendremos que usar una metodología “más grande” - ¡escalabilidad!
Por ejemplo, podríamos partir de una clasificación como la siguiente:
Para determinar distintos grados de exigencia en nuestra metodología, basados en estos dos ejes (tamaño y complejidad). Evidentemente, estas escalas pueden ajustarse hacia arriba o hacia abajo, dependiendo del tipo de proyectos que se realicen en cada organización.
Es importante destacar que todos los entregables “mínimos” de gestión de proyecto deben generarse de alguna manera, incluso para proyectos pequeños. Por ejemplo: Project Charter, Enunciado del Alcance, Plan de Proyecto, Actas, informes de seguimiento, cambios, incidencias.
Los requisitos mínimos para proyectos pequeños, sean internos o externos son:
- Claramente definidas y justificadas las necesidades de negocio
- Alcance y entregables
- Plan de proyecto documentado
- Un conjunto de recursos organizados
- Procedimientos apropiados de control.
En el caso de proyectos pequeños, siempre hay una tentación de que lo que realmente importa es realizar el proyecto y no utilizar ninguna metodología. Este enfoque acaba, a menudo, en un fracaso del proyecto debido a una mala definición del alcance o a un mal control de cambios, etc., tal como comentamos en “Tres reflexiones sobre metodologías de Project Management”.
En toda nuestra cartera de proyectos, la habilidad de estimar y predecir de forma exacta los resultados de las actividades del desarrollo de un nuevo producto o servicio, desde un punto de vista de coste, tiempo, y calidad, es un objetivo fundamental de negocio. El reto organizativo de estimar y predecir con exactitud los resultados de los proyectos, de cualquier tipo o tamaño, en cualquier industria, va a ser en los próximos años la única manera de ser eficientes y poder realmente añadir valor a los clientes.
- Gestión de procesos: debe ser repetible y cuantificable en la organización.
- Medida: debería haber métodos/sistemas para la medida del alcance, calidad, tiempo, y coste que son una parte natural de la ejecución de un proyecto, y que se aplican de forma consistente a todos los proyectos en la cartera.
- Institucionalización (Estandarización): los procesos deben ser promovidos por la dirección de las organizaciones y aplicados de forma uniforme en la organización.
- Deberíamos poder recopilar y documentar los procesos de dirección de proyectos, asignar métricas para determinar si esos procesos se llevan a cabo correctamente, y obtener la implicación de la dirección para asegurar que esos procesos y métricas se aplican de forma uniforme (y escalada) en la organización.
Para acabar, me gustaría remarcar que las metodologías de Project Management deben tener siempre enfoque global, pero propósito local; es decir, adecuarse a las necesidades de los que la utilizan. El grado de madurez de la organización debe ser tenido en cuenta y no intentar aplicar partes de la metodología para los que la organización no está preparada. Y otro elemento fundamental es el espíritu de mejorar, aprendiendo de la experiencia y de aquellos proyectos donde hemos aplicado la metodología. Es altamente recomendable realizar análisis retrospectivos, intentando averiguar lo que fue bien en la aplicación de la metodología, lo que no fue tan bien, y ver qué es lo que aprendimos y lo que sugeriríamos cambiar para una siguiente aplicación.
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