Mejora de procesos, ¿qué es el método de las 8 fases?
La mejora de procesos no ocurre por sí sola. Para alcanzar lo que muchos llaman ‘servicio completo’ o de ‘alta conformidad y satisfacción’, es preciso tomar decisiones que apunten hacia una optimización estratégica de la cadena de valor.
Dicha cadena, recordemos, involucra elementos que se relacionan con las materias primas hasta la calidad del producto, la prestación del servicio, el soporte, la fase de postventa y los servicios complementarios.
Por ello, a lo largo de las últimas décadas se han desarrollado numerosos métodos que permiten optimizar las distintas fases de este tipo de procesos y logren, efectivamente, una mejora de procesos. En esta ocasión vamos a hablarte de uno de ellos: el método de las 8 fases, también conocido como método 8D. ¿Lo conoces?
El método 8D y su aplicación para la mejora de procesos
El rasgo principal del método de las 8D para la mejora de procesos es aspirar a que los logros obtenidos sean continuos, incrementales y, sobre todo, sostenidos. Es decir, que cuanto más avance el proceso, más cerca se sitúen las acciones de los objetivos que se hayan trazado en la etapa de planificación.
Aunque esta metodología de gestión varía en función de los indicadores de rendimiento que la dirección se haya fijado, sus fases se pueden resumir de la siguiente manera:
1. Nombramiento del grupo de mejora:
Identificados los objetivos de la mejora de procesos, debes elegir al personal que mejor capacitado esté para ello. Ojo, no siempre tienen que ser aquellos miembros más destacados; el criterio principal es su funcionalidad. Los estándares dicen que el grupo no debe superar los 4 integrantes.
2. Definición del problema:
La mejora se inicia para hacer frente a una necesidad o una carencia, que en este caso debe quedar clara desde el inicio. No olvides, además, definir los afectados de dicho problema y sus variables.
3. Aplicación de soluciones de contención:
En este punto la idea es aplicar medidas para que el problema se acote y, por ende, sus efectos se contengan. Esto será solo mientras se analizan las futuras decisiones para actuar con más contundencia.
4. Medición y análisis:
En el siguiente paso conviene realizar un análisis para determinar cuáles son sus efectos reales y cómo podemos llegar a sus causas raíces, es decir, factores que lo originan.
5. Análisis para causas raíces:
El grupo de mejora tendrá que deliberar, con base en el análisis del apartado anterior, sobre cuáles son las estrategias más convenientes para atajar el problema.
6. Comprobación (soluciones raíces):
En este punto se lleva a cabo la implementación de las soluciones acordadas, atendiendo siempre al criterio de emplear el menor número de recursos sin que esto suponga una menor eficacia.
7. Prevención:
A esta altura del proceso lo importante es velar para que el proceso de mejora sea sostenible en el tiempo y, si es posible, se tome como ejemplo o referencia en situaciones similares. También debe quedar claro que el problema atacado en etapas anteriores no reaparecerá y que sus causas raíces han sido desactivadas.
8. Reconocimiento del grupo de mejora:
Una vez se hayan alcanzado los objetivos, al director del proceso le corresponde celebrar con el grupo y reconocer los esfuerzos de sus miembros.
¿Estás listo para iniciar la mejora de procesos en tu negocio? Siguiendo el modelo de las 8 fases tendrán mucho terreno allanado para ello. ¡No dejes pasar la oportunidad!
