Mejores prácticas para el proceso de onboarding en Project Management
¿Por qué es fundamental el equipo humano en el Project Management?
En el post de hoy vamos a centrarnos en una de las claves del éxito de un proyecto: las personas. El equipo humano es fundamental en el Project Management y una de las principales condiciones para que los miembros trabajen correctamente entre ellos es que entren a trabajar juntos con buen pie. Para ello; el proceso de entrada del equipo, que conocemos como el onboarding, es muy relevante y a él vamos a dedicarle este post.
Disponer de un procedimiento de onboarding de proyecto
La primera condición para que el acceso de los miembros de un proyecto sea exitoso es que la organización valore la relevancia del proceso y disponga de un procedimiento al efecto. En ese sentido, es una buena práctica para la gestión de proyectos que el Project Manager y el responsable de Recursos Humanos preparen un procedimiento específico de onboarding que pueda implementarse al inicio de cada proyecto; con el objetivo de poder revisitarlo recurrentemente para poder mejorar el proceso en siguientes iteraciones.
Algunos pasos claves del onboarding de proyecto
En primer lugar, y una vez presentado al equipo, hay que compartir la misión, visión y valores que deben quedar claramente fijados en los empleados que se incorporan al proyecto.
A continuación, y ya centrándose en el proyecto concreto, hay que presentar calendario, presupuesto y objetivos. En ese sentido, es bueno utilizar el documento de iniciación de proyecto, otra herramienta de Project Management del que ya hablamos en un post anterior de este blog.
Un último paso que no hay que olvidar en el onboarding es repasar todas las herramientas de software que esté usando el equipo de Project Management. Así, se suelen implementar tutoriales para cada programa que aseguren que el empleado pueda usarlos cuanto antes.
Fijar objetivos con un calendario
Una de las características más importantes del procedimiento de onboarding es fijar los objetivos del proceso de modo que el empleado tenga claro qué se espera de él en los primeros momentos del proyecto. Es muy útil fijar objetivos para el primer día, primera semana y primer mes: de esta manera tanto el empleado como el equipo tendrán unos hitos claros de cumplimiento del proceso de aterrizaje del empleado.
Dar seguimiento al proceso y feedback al empleado
Una vez fijados los objetivos del proceso de onboarding debemos darles seguimiento y velar por su cumplimiento. Así, se deben comprobar si se han cumplido los objetivos en los hitos determinados, y tanto si ha sido positivo como negativo dar retroalimentación al empleado y al equipo. Además, en ocasiones puede ser útil tener valoraciones intermedias para hacer seguimiento continuo del proceso.
Generar dinámicas de equipo
Aunque estemos hablando del onboarding de un empleado concreto, hay que tener en cuenta de que buscamos incorporarle a un equipo. Para ello, es una buena práctica generar dinámicas de grupo en el que el nuevo empleado pueda conocer a sus compañeros y ser incluido en el equipo como un miembro más.