¿Por qué da problemas el software de gestión de proyectos?

Casi tan antiguos como el software de gestión de proyectos son los inconvenientes de todo tipo que van asociados a su uso. Si bien es cierto que no se puede llevar a cabo el Project Management de toda la iniciativa a golpe de email, también es verdad que, en cuanto a este tipo de programas informáticos es mejor prevenir y merece la pena invertir un tiempo extra en su elección para evitar que aparezcan los temidos problemas de uso.

Los problemas más comunes del software de gestión de proyectos y los 3 errores que todo Project Manager debe evitar

Basecamp, Microsoft Project, Asana... no hay ni un solo software de gestión de proyectos que se libre de -cuestiones que terminarán poniendo en jaque hasta al Project Manager más experimentado. Y es que una herramienta de este tipo no está ideada para su uso particular sino que, precisamente, basan su propuesta de valor en la utilización compartida por todos los participantes en la iniciativa.

Pero no siempre es posible, normalmente por inconvenientes relacionados con:

- Los miembros de los equipos emplean el correo electrónico en vez del software de gestión de proyectos.

- La solución escogida no es tan ágil como sería deseable y, por ejemplo, requiere demasiado tiempo para introducir nuevas tareas o para navegar entre ellas.

- Existen problemas derivados de las dificultades de integración con otras aplicaciones o herramientas necesarias para el trabajo.

- No facilita la creación o compartición de informes.

- No es excesivamente amigable para el usuario, algo que se nota cuando se da prioridad a los campos de registro en vez de al uso de lenguaje natural.

Además, existen dos barreras distintas de éstas de tipo más técnico, que tiene que ver con:

1. Falta de unanimidad en la elección del software de gestión de proyectos, cuando algo tan importante  debería entenderse como una decisión en la que todos han de tener algo que decir. Si no se puede llegar a un acuerdo, los beneficios del uso de la herramienta se perderán por el desuso.
2. Inadaptación a la cultura corporativa. Una buena solución de Project Management es la que se adapta a la cultura de la organización, no al revés. Cuando esto no sucede, primero aparecen las fricciones y, después, la frustración, un mal a evitar en cualquier tipo de iniciativa.

Por eso, como responsable de la Dirección hay que evitar 3 de los errores más frecuentes en este tipo de decisiones:

- Desatender las peticiones y propuestas de los miembros del equipo en relación a la selección de software de gestión de proyectos.

- Adquirir una herramienta con funcionalidades innecesarias, que nunca se utilizarán y, por tanto, sólo añaden complejidad y encarecen la solución.

- Olvidarse de comprobar que el nuevo programa no presentará problemas de integración con las aplicaciones y software existentes.