Pros y contras de externalizar la gestión de las nóminas

La externalización de servicios de nómina es la contratación de un proveedor que maneja las finanzas y nóminas de sus empleados, y se ha convertido en una de las tendencias en recursos humanos en los últimos tiempos.

Muchas empresas externalizan la gestión de las nóminas de la plantilla o se plantean hacerlo para centrarse en su core business, mejorar la eficiencia o evitar sobrecargar a su personal de recursos humanos con tareas de menor valor añadido. Pero esta práctica, aunque puede resultar ventajosa, también puede conllevar inconvenientes que son aconsejables sopesar. La clave está en evaluar previamente los pros y contras de  liberar a su empresa de esta carga de trabajo. Entre las ventajas de externalizar, destacan:

• Mayor flexibilidad. Aunque el sistema que su empresa ha utilizado toda la vida puede ser útil, los continuos cambios de la legislación laboral pueden exigir un sobreesfuerzo a su área administrativa. Confiar la gestión de nóminas a una empresa externa puede facilitar la adaptación a los diferentes cambios normativos (fiscales o laborales).
• Mejor control de costes. Aunque la gestión interna de personal puede parecer a priori la fórmula más económica para su compañía, en muchas ocasiones tan sólo se cuantifican los costes visibles pero no los ocultos que hay en torno a la gestión de nóminas.
• Mejor evaluación de la eficiencia. A la hora de plantearse recurrir a la externalización, verifique si su proveedor cuenta con indicadores de rendimiento clave (KPIs) estandarizados, ya que esto le permitirá disponer de datos fiables para evaluar correctamente los niveles de eficiencia para mejorar su gestión de personal. En gestión de nóminas, los KPIs se utilizan para identificar las áreas problemáticas y para confirmar la exactitud tanto de la información recibida del cliente (su empresa) como de las acciones tomadas por el departamento de nóminas.

Pero la externalización de nóminas también conlleva ciertos riesgos, como los siguientes:

• Pérdida de control: La entrega de las operaciones de tu nómina a un tercero te quita control sobre la información financiera y sobre los datos confidenciales asociados a ella. Además, los datos podrían ser menos accesibles para tu empresa porque se almacena en el servidor de la empresa que prestará ese servicio. Y hasta el mantenimiento de los datos confidenciales internos podría presentar menos riesgos.
• Amenaza para la seguridad y confidencialidad: Si la nómina, registros médicos o cualquier otra información confidencial que tienes se transmiten a la empresa de outsourcing, existe el riesgo de que la confidencialidad pueda verse comprometida.
• Inconsistencias en la calidad del trabajo: Otra desventaja posible es que la empresa podría encontrar inconsistencias en la calidad del trabajo que te prestan. Los salarios podrían no ser la cantidad adecuada; los impuestos no ser deducidos correctamente, entre otras inconsistencias más.
• Disminución del sentido de pertenencia: Al sentirse ajenos a tu negocio, es posible que disminuya su lealtad y no se comprometan al cien por cien, lo cual puede afectar su productividad.
• Aumento en la rotación: Esa misma deslealtad puede provocar que haya una mayor rotación de personal, lo cual elevaría los costos de contratación y capacitación de empleados nuevos.

Como reflexión y próximo Post: ¿Cómo elegir servicios de nómina?