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Protocolo y organización de eventos a prueba de fallos

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Ser experto en Relaciones Públicas puede llevarte a trabajar en temas de protocolo y organización de eventos. Se trata de un campo laboral apasionante y muy dinámico, que combina la comunicación, con el marketing y la estrategia.

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A día de hoy, los mejores profesionales son perfiles preparados, con titulación universitaria y alguna especialización en la materia, en forma de Máster o Posgrado. Destacan quienes cuentan con buenas habilidades interpersonales, capacidad de planificación y gestión de tiempo y familiaridad tecnológica.

Cuando su preparación ha sido la adecuada, estos expertos en Relaciones Públicas no buscan improvisar al llegar el día clave, sino que trazan con la antelación suficiente un buen plan de soporte de protocolo y organización de eventos. En este post abordaremos algunas de las cuestiones que deberían contemplarse en el tuyo. 

Un checklist de protocolo y organización de eventos

Una lista de verificación te ayuda a mantener el control y evitar que se escape algún detalle en la fecha clave. Una plantilla de Relaciones Públicas puede emplearse como apoyo a cualquier etapa del proceso de definición de protocolo y organización de eventos para reducir el estrés y asegurarte el éxito.

En ese checklist conviene tener en cuenta los siguientes aspectos:

Con cuatro a seis meses de antelación se puede empezar a preparar el encuentro. Es momento de:

  1. Establecer objetivos: ¿Cuál es el propósito del evento? ¿Cuántas personas asistirán? ¿Se hará una retransmisión en vivo? ¿Dónde tendrá lugar el evento?
  2. Preparar un presupuesto aproximado: ¿Se han hecho eventos similares en el pasado? ¿Cuál es el presupuesto disponible? ¿De qué variables depende el gasto?
  3. Seleccionar una fecha: ¿cuál es la fecha idónea para celebrar el evento? ¿En qué otra fecha se podría celebrar?
  4. Elegir ubicación y proveedores: ¿Qué área geográfica es mejor para el evento? ¿Cuántas personas asistirán a su evento? ¿Hace falta Wi-Fi? ¿Qué infraestructura se necesita? ¿Existe una lista de proveedores de confianza a la que recurrir para simplificar el trabajo de protocolo y organización de eventos?
  5. Elegir una temática: ¿Cuál es el objetivo del encuentro? ¿Qué caracteriza a la audiencia?
  6. Buscar patrocinador: ¿qué se puede ofrecer a los patrocinadores? ¿Se conocen patrocinadores que se han asociado con eventos similares?

Cuando solo falten 3 meses, en temas de protocolo y organización de eventos hay que ir a lo esencial:

  1.       Actualizar el presupuesto.
  2.       Revisar alineación del plan con las metas.
  3.       Revisar lista de asistentes.
  4.       Terminar de cerrar detalles en relación con ponentes, exhibiciones y talleres.
  5.       Finalizar contribuciones de patrocinio
  6.       Crear un sitio web específico.
  7.       Comenzar a promocionar el evento online y offline.
  8.       Atar cabos en temas de ubicación y espacio para el evento, catering, seguridad, iluminación, música, señalización y permisos.
  9.       Concretar un horario
  10.   Preparar un borrador de trabajo del cronograma de su evento

A partir de este momento, la labor del responsable de protocolo y organización de eventos se intensifica. Deberá ocuparse de todos los detalles de finalización y enviar recordatorios a todos los participantes, continuar con la promoción y atar los cabos sueltos.

Según se publica en Forbes, el de coordinador de eventos fue nombrado el quinto trabajo más estresante en 2017, pero, si te gustan los retos, es el camino profesional a seguir. ¿Quieres especializarte en protocolo y organización de eventos?

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