Qué es ERP y cómo contribuye al Project Management

¿Qué es ERP? Muchas empresas se encuentran en pleno proceso de transformación digital e investigan estas siglas que tienen tanto que ver con el Project Management. El objetivo: descubrir tecnologías que les ayuden a optimizar sus procesos y volverlos más eficientes.

En concreto, la tecnología que es ERP, cuyas siglas provienen de Enterprise Resource Planning (planificación de recursos empresariales), tienen como objetivo prioritario gestionar toda la información que fluye a lo largo y ancho de la empresa para un uso futuro mucho más acertado y eficaz.

Veámoslo con algunos ejemplos.

¿Qué es ERP? Algunos ejemplos para entenderlo

Imaginemos una empresa en la que cada día se asignan nuevas tareas a todos y cada uno de los empleados en plantilla, algo bastante frecuente. Si este proceso se gestiona de forma clásica a través de papel, llamadas telefónicas y/o correos electrónicos, es altamente probable que muchos datos se pierdan por el camino. Además, se empleará un tiempo mayor en hacer llegar cada información a su destino y aumentará el riesgo de que se cometan errores.

Sin embargo, si contamos con ese sistema que es ERP, dispondremos de una plataforma que trabaja directamente con la nube y permite almacenar y consultar información en tiempo real desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Cada tarea se puede almacenar en un lugar concreto del ERP de manera que las personas implicadas en ella reciban el aviso de la actualización y puedan revisarla, ejecutarla, plantear dudas en caso de haberlas, etc.

Pero esta tecnología que es ERP no solo tiene cabida en lo relativo a comunicación interna. Otros stakeholders como los clientes o los proveedores también pueden formar parte de ella. Por ejemplo:

• Los ERP se pueden combinar con los CRM, es decir, con los sistemas Customer Relationship Management (gestión de relaciones con clientes). De este modo, un software especializado en gestiones sobre clientes puede beneficiarse de las ventajas organizativas de un ERP.
• Respecto a los proveedores, ocurre algo similar a lo anterior con los SRM, es decir, Supplier Relationship Management (gestión de relaciones con proveedores). De la misma forma que ocurría con los CRM, pueden beneficiarse de los ERP.

Pero ¿cuáles son estas ventajas que aportan los ERP y que pueden beneficiar a los CRM, a los SRM y, en general, a todos los procesos empreriales? Veámoslas.

Ventajas de los ERP

Dentro de las ventajas que proporciona a las empresas esta tecnología que es ERP podemos destacar las siguientes:

• Como ya habíamos mencionado, trabaja en combinación con la nube, por lo que incluye todas las ventajas de esta: trabajo en equipo sobre los mismos documentos, backups automáticas, posibilidad de acceso desde cualquier dispositivo con conexión a internet…
• Al mantener organizada toda la información, permite consultarla con mayor facilidad, discriminando la más relevante. Esto facilita enormemente la toma de decisiones basada en datos objetivos en lugar de basarla en intuiciones o recuerdos vagos.
• Se minimizan los errores, ya que la información necesaria para evitarlos está disponible con acceso sencillo a todo el mundo en cualquier momento del día.
• Por supuesto, mantener organizados los recursos y la información contribuye a economizar el tiempo de manera importante.

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