3 acciones para gestionar a las partes interesadas de tu proyecto
Los “Stakeholders” (interesados, implicados, involucrados) de un proyecto son personas u organizaciones cuyos intereses se pueden ver afectados positivamente o negativamente por el proyecto y sus resultados. De allí, que se debe identificar a TODOS (Personas y Grupos. Internos y Externos) los que de una u otra forma recibirán el impacto del proyecto o pueden ejercer influencia positiva o negativa a lo largo del ciclo de vida, agrupándolos, valorando su poder e influencia e identificando sus necesidades, deseos y expectativas. Y que esto incluye también, al Project Manager, el cliente, el patrocinador y el equipo de trabajo, entre otros.
Los Stakeholders pueden identificarse a partir de diferentes fuentes tales como:
- El acta de constitución del proyecto
- Documentos contractuales
- Atendiendo a la cultura y la estructura de la organización
- Atendiendo a las agencias gubernamentales o industriales
relacionadas con nuestro proyecto. - Plantillas (proyectos anteriores)
En lo que a personas se refiere, la dirección general y otras unidades dentro de la organización, el patrocinador,
los interesados clave ya identificados, los directores de proyecto que han trabajado en otros proyectos en el mismo ámbito, expertos, etc., son una fuente recomendable para ayudarnos en la identificación de todos los stakeholders de nuestro proyecto.
La importancia de la identificación de todos los interesados desde el mero inicio del proyecto nos permitirá organizar y planificar mejor el trabajo y conocer y obtener los requisitos de manera oportuno. La mayoría de los proyectos tienen una gran cantidad de interesados que deben ser identificados, analizados y gestionados; y que los directores de proyecto deben aprovechar su tiempo limitado y usarlo de manera eficiente, por lo que se recomienda clasificar a los stakeholders según su interés, influencia y participación en el proyecto
para permitir que el director del proyecto se concentre en las relaciones necesarias que aseguren su éxito.
En la práctica, nos podemos centrar en las siguientes tres acciones:
- Identificar a las partes interesadas y determinar lo que nosotros necesitamos de ellos y lo que ellos esperan obtener del éxito o fracaso del proyecto. Esto se denomina "reciprocidad". Puesto que si podemos demostrarles la probabilidad de lograr, al menos, algunos de sus objetivos, es mucho más probable que ellos nos proporcionen el soporte que necesitamos.
- Determinar qué parte interesada (puede haber más de una) es la más importantes.
- Esto requiere evaluar al menos tres aspectos para cada una:
- ¿Cuán poderoso es el actor? ¿Pueden él o ella cancelar el proyecto o forzar un cambio? o ¿tienen poco impacto directo?
- ¿Cuánto esfuerzo es capaz de invertir el en hacer valer su posición o 'derechos'? Algunas partes interesadas son capaces de ir hasta el final para afirmar su posición, mientras que otros no estén realmente interesados.
- ¿Qué tan cerca está el actor del proyecto? Las personas que trabajar activamente en el proyecto tienen más impacto que aquellos que están relativamente distantes.
- Determinar la actitud de cada actor importante hacia el proyecto y cuán receptivos están hacia nuestra comunicación.
Como resultado de este proceso, podemos decir que tenemos la información necesaria para centrar nuestros esfuerzos de comunicación donde podemos lograr los mayores beneficios. Las personas que tienen una actitud de apoyo/soporte hacia el proyecto, simplemente necesitarán comunicación "como de costumbre".
Por otra parte, los actores importantes se evalúen con una baja actitud, pueden requerir esfuerzos heroicos de comunicación, para cambiar sus puntos de vista acerca de que el proyecto va a tner éxito.
Personalmente me gustaría compartir un “check-list” o lista de chequeo que utilizo y creo que es útil para este proceso:
- ¿Qué interés financiero o emocional tienen en el proyecto?
- ¿Es positivo o negativo?
- ¿Cuál es su motivación?
- ¿Qué información requieren del proyecto?
- ¿Cómo quieren recibir esa información?
- ¿Cuál es la mejor forma de comunicarse con ellos?
- ¿Cuál es su opinión actual sobre el proyecto? ¿Esta opinión está basada en información verdadera?
- ¿Quién tiene una gran influencia en sus opiniones? ¿Aquellos "quién" son entonces interesados del proyecto?
- ¿Cómo podemos ganar su apoyo al proyecto? ¿Cómo manejar su oposición?
Y como punto final, me gustaría citar a Lynda Bourne en su libro “Making Projects Work”, cuando con respecto a partes interesadas afirma
“Stakeholder management is more than just entering facts into reports and excel sheets”
¿Qué opinas?