Abandonad, los que entráis por esta puerta, toda esperanza de innovar

Esta frase debería estar en el frontispicio de muchas empresas para recordar a los profesionales que en ellas trabajan que no van a poder desarrollar su creatividad y su capacidad de innovación.

La semana pasada empezó una nueva edición de la asignatura de “Innovación en procesos” que doy dentro del Master de Innovación y Emprendimiento en OBS Business School. Y como me ha ocurrido en todas las ediciones no he tardado en observar en los comentarios en los debates que realizamos con los alumnos que algunos están  realizando el Master no con la esperanza de progresar en su empresa sino para tener un mejor opción de poder trabajar en otra empresa que le permita desarrollar sus ganas de innovar o de crear su propia empresa para poder llevar a cabo sus ideas de negocio. Ciertamente cuando alguien, que entra a trabajar en una empresa y con ilusión propone mejoras o innovaciones respecto de los problemas o situaciones, ve que la respuesta es “siempre se ha hecho así” por parte de los que llevan algo más de tiempo en la empresa, lo que le provoca es una sensación de frustración y desencanto que puede generar una desconexión emocional con la empresa.

Cuando nos encontramos en esta situación las vías alternativas que podemos escoger estarán condicionadas por nuestro entorno. Es evidente que lo que podemos hacer si tenemos cargas familiares o no las tenemos no va a ser lo mismo, pese a quién diga que “tenemos que realizar nuestros sueños” eso no siempre es posible a corto plazo. A título de ejemplo el Linux no hubiera sido un sistema operativo gratuito (Open Source) si Linus Torvalds en vez de ser un estudiante hubiera sido un padre hipotecado.

Ahora bien siempre podemos intentar innovar en nuestro entorno más cercano que es el trabajo que hacemos. Si tenemos una mínima independencia podemos decidir probar nuevas cosas en los procesos que desarrollamos. Pero también podemos proponer cambios en los procesos de forma estructurada y formalizada.

¿Y esto en qué consiste?, se podría preguntar.

Pues en concretar nuestras propuestas de mejora o innovación en papel. Esto lo digo porque habitualmente las propuestas verbales son descartadas rápidamente con otras palabras. Pero cuando uno presenta una propuesta en forma escrita en la que ha analizado el problema o la oportunidad y ha pensado posibles formas de resolverlo y lo ha descrito en un documento en el que además incorpora previsiones de costes o una mini planificación entonces no es tan fácil desecharlo con dos palabras. Aunque siempre existe la posibilidad de que nos encontremos al jefe  indolente que lo tira a la basura; pero si es así ya sabemos lo que nos espera en el futuro si continuamos con él.

Cuando nos planteamos proponer una innovación es necesario exponer claramente porque se debe solucionar el problema o que supondría dar respuesta a esa oportunidad. Aquí hay que buscar datos lo más relevantes posible, en esto una cuantificación económica es lo que más claramente hará que el documento no sea desechado. Pero si nos encontramos que cuando planteamos solucionar un problema que cuesta dinero a la empresa nuestro jefe lo desecha siempre tenemos la opción de dejar, por descuido, una copia con nuestro nombre en la fotocopiadora del área financiera o, si existe, en el buzón de sugerencias.

Una vez expuesto lo anterior hemos de describir la propuesta de innovación (o mejora) y porque consideramos que es adecuada. Aquí también deberíamos indicar los costes previsibles de desarrollo, que serán una estimación, pero que deberían incluir los elementos principales. A lo que debería añadirse un cronograma de actividades con unos plazos estimados.

En la última parte los beneficios esperables. Si ya sabemos que el problema genera sobrecostes a la empresa lo hemos de poner como más beneficio que se obtendrá, pero también deberíamos cuantificar los aspectos intangibles que puede suponer resolver el problema como serían los relacionados con la calidad o la imagen de la empresa. A veces solucionar un problema genera beneficios inesperados porque ese problema actúa como cuello de botella sobre otros procesos de la empresa, o lo que es peor hace de barrera para que puedan desarrollarse actividades de valor añadido que hasta ese momento no se habían planteado llevarlas a cabo en la organización.

Esto último es en mi opinión lo que deberíamos buscar cuando queremos desarrollar una innovación. Hemos de ser conscientes de cuál es el valor añadido (tanto tangible como intangible) que va a incorporar a la empresa nuestra innovación. Esto es importante porque para “vender” un proyecto de innovación hay que empezar convenciendo internamente y luego externamente. Esto es simplemente porque hemos de tener en cuenta que en un proyecto siempre debe haber un marketing interno y un marketing externo.

La estructura del documento con el que exponemos nuestra solución debería tener estas tres partes porque las ternas es uno de los elementos estructurales más fáciles de recordar y más fácilmente reconocibles.

Finalmente el hecho de desarrollar nuestras propuestas de esta forma hará que no perdamos la esperanza de que al menos podemos ser innovadores pese a que el entorno no quiera que lo seamos.

Faber est suae quisque fortunae.