¿Cómo organizar un evento paso a paso
Organizar un evento en el momento concreto se puede convertir en el factor determinante que haga que una empresa consiga un importante impulso en términos de marketing. Pero la organización del mismo no siempre resulta sencilla, en especial si no contamos con experiencia en ello. Para que todo salga a pedir de boca hay que asegurarse de seguir unos pasos concretos y de, sobre todo, prestar mucha atención a los detalles. A fin de ayudaros en la organización vamos a definir tres momentos clave y los aspectos en los que hay que concentrarse en cada uno.
1. Antes del evento
Nos encontramos en el momento más importante. De las tres fases, la que se produce antes del evento es la que tiene una mayor relevancia sin ningún tipo de duda. Es cuando vamos a definir todo lo que ocurrirá durante el evento y el momento en el que se toman las decisiones. En esta fase tenemos que realizar un briefing lo más detallado posible del evento que vamos a realizar. Nunca será un documento demasiado detallado, dado que siempre se tiene que apostar por dar más con la intención de no quedarnos cortos y no olvidar nada relevante.
Además del briefing tendremos que analizar nuestros objetivos, teniendo claro qué es lo que queremos organizar, para qué lo organizamos y cuál va a ser el mensaje general que extendamos durante el evento. Por supuesto, en este paso hay que definir no solo el proceso de invitaciones, sino también las entidades o invitados que habrá presentes. No olvidemos ningún detalle importante en este proceso de preparación. Antes de enviar las invitaciones habrá que tener claro aspectos como la fecha, la hora y el emplazamiento. Todo es más importante de lo que se pueda imaginar, así que hay que tomárselo con calma.
Haremos un presupuesto y definiremos en el mismo absolutamente todo lo que necesitaremos utilizar durante el proyecto. A partir de ese momento cerraremos las bases del mismo y comenzaremos con la promoción una vez ya hemos establecido todo lo que tenemos que decidir sobre el evento. Y haremos un seguimiento exhaustivo hasta el día en cuestión.
2. Durante el evento
Llega el día y nos tenemos que asegurar de ejecutar el plan tal y como se hubiera definido en el estudio previo. Si hemos realizado un buen trabajo en la fase de organización no habrá que preocuparse de nada. En el caso de que algo se tuerza tenemos que ser conscientes de la importancia de saber reaccionar. No podemos bloquearnos o quedarnos en shock si se produce algún tipo de situación inesperada. Por ello tenemos que mantenernos muy alerta para que no haya nada que nos pueda detener pase lo que pase.
Al mismo tiempo, durante el evento hay que asegurarse de que el departamento de comunicación eleva la organización del mismo hasta un punto de relevancia enorme. Para ello hay que atacar las redes sociales y fomentar la expansión de un hashtag que hayamos creado específicamente y que nos permita llegar lo más lejos posible. Si actuamos de una forma exitosa siguiendo las recomendaciones habituales en las iniciativas en redes sociales, el propio hashtag circulará entre los asistentes y usuarios y la maniobra crecerá de una manera fluida.
Durante el evento también es necesario que tengamos claro que todos los miembros del equipo están haciendo su trabajo para que nada salga mal. Mantenernos muy alerta ayudará a que no se produzca ningún tipo de altercado tal y como hemos indicado.
3. Después del evento
Lo primero de todo será analizar el ROI. ¿Qué volumen de beneficio hemos obtenido respecto a la organización del evento? ¿es lo que esperábamos o nos hemos quedado por debajo? El ROI nos ayudará a determinar si este tipo de celebraciones nos compensan o si por el contrario deberían limitarse a casos muy concretos que no desestabilicen nuestro negocio.
Además, habrá que agradecer la visita a los asistentes, hacer un comunicado después del evento intentando que nuestro negocio brille por un motivo u otro, y continuar atentos a las redes sociales para que el efecto posterior se siga notando el máximo tiempo posible.
