Gantt y las buenas prácticas en gestión de proyectos
Quienes saben combinar con éxito los recursos y los costes de un proyecto, orientándolos hacia la consecución de los objetivos prefijados tienen la clave del éxito en la gestión de proyectos complejos. Más allá del uso de técnicas como el Diagrama de Gantt o Pert, la pericia en este campo tiene que ver con la observación de algunas recomendaciones que se traducen en una pequeña lista de buenas prácticas que puede resumirse en cinco puntos.
Directrices para la gestión de proyectos complejos
Finalizar un proyecto dentro del plazo establecido para ello, ajustar los costes al máximo, sin sobrepasar en ningún caso el presupuesto asignado para cada actividad, y obtener resultados de calidad, es producto de la mezcla adecuada de planificación, seguimiento y control. La forma de combinar estas tres acciones marcará la diferencia entre éxito y fracaso.
Recopilar cinco buenas prácticas para la gestión de proyectos complejos está relacionado con el modo de conjugar las variables anteriormente expuestas. La experiencia dicta que hay que poner énfasis en:
- La planificación del proyecto: ahorrar tiempo en esta fase de preparación puede pagarse muy caro cuando la deadline se acerca.
- Perfeccionar un plan de trabajo realista: apoyarse en una línea de tiempo donde las diferentes actividades que componen el proyecto y sus duraciones estimadas queden representadas es un buen punto de partida. A medida que la ejecución avanza se puede y se debe, ir completando este gran esquema, dotando de detalle y actualizando la información que contiene.
- Llevar una apropiada gestión del riesgo: resolver todas las cuestiones que surjan a medida que vayan apareciendo es necesario para evitar males mayores; pero aún más importante es anticiparse y tratar de prever los riesgos que pueden presentarse a lo largo del proyecto y que repercutirán en costes o retrasos. Durante el desarrollo, se ha de permanecer alerta, para evitar la aparición de contratiempos que no se habían podido anticipar.
- Saber administrar el alcance del proyecto: saber gestionarlo, o negociarlo con patrocinadores o grupos de interés, no es una tarea previa al inicio de los trabajos, sino que esta habilidad deberá ser puesta en práctica cada vez que se requiera un cambio o cuando se reciban nuevas propuestas cuya incidencia afecte a la raíz del planning original. Del mismo modo, hay que tratar de ser aséptico a la hora de dar vía libre a los pequeños cambios que, aunque aparentemente carezcan de significancia en relación a la planificación, de acumularse podrían causar un impacto mucho mayor de lo que se calcula.
- Dominar los procedimientos ligados a los roles de responsabilidad en un proyecto: revisar el plan de trabajo regularmente, monitorizar las fluctuaciones del presupuesto, hacer seguimiento de las actividades en desarrollo y actualizar el planning son algunas de las tareas a las que todo responsable de proyecto debe dar cobertura. Por supuesto, cuestiones como la calidad, la comunicación, los requisitos legales, y otros asuntos de este tipo merecen también atención prioritaria.
