KPIs: qué es y para qué sirve este concepto en Project Management
Muchas veces habrás oído hablar del término KPI o, en plural, KPIs. ¿Qué es este concepto y qué importancia tiene para el Project Management? En este post responderemos a estas preguntas.
KPIs: ¿qué es?
En primer lugar, para comprender todo lo que abarca este término, debemos saber qué significan sus siglas.
KPI son las siglas de Key Performance Indicator, lo que, traducido al español, equivale a indicador clave de rendimiento. Por lo tanto, KPIs, que es como se establece habitualmente su plural, son todos aquellos indicadores que, en Project Management, permiten conocer el rendimiento de un aspecto concreto de sus procesos.
Por ejemplo, si queremos saber lo rentable que ha sido un proyecto, podemos definir el KPI de rentabilidad y calcularlo como la diferencia entre los beneficios económicos que ha reportado un proyecto y los costes ha supuesto para la empresa. Es decir:
KPI rentabilidad = beneficios - costes
Si dicha diferencia es positiva, el proyecto habrá tenido un buen rendimiento en lo relativo a rentabilidad. En cambio, si la diferencia es negativa, el proyecto no habrá sido rentable para la empresa.
Pero los KPIs no son solo cuantitativos. Puede haberlos también cualitativos. Por ejemplo, la satisfacción general del equipo de trabajo ante un proyecto también puede utilizarse como uno de sus KPIs. ¿Qué es lo que la diferencia de otros KPIs cuantitativos? Que, en el caso de la satisfacción, esta puede expresarse de forma abierta y no numérica. Por ejemplo, una persona puede decir: “en general, estoy muy satisfecha con el proyecto, aunque me habría encontrado más cómoda si hubiésemos tenido un espacio de trabajo más confortable”.
No obstante, existen escalas que permiten transformar los KPIs cualitativos en cuantitativos si a la empresa le resulta más fácil registrarlos y analizarlos así. Uno de los ejemplos más conocidos a este respecto es la escala de Likert, que utiliza cinco niveles de respuesta a partir de una afirmación determinada. Por ejemplo, ante la afirmación “me he encontrado a gusto en el entorno de trabajo durante la ejecución del proyecto”, las personas encuestadas podrán responder con una de las siguientes opciones:
- Totalmente de acuerdo
- De acuerdo
- Ni de acuerdo ni en desacuerdo
- En desacuerdo
- Totalmente en desacuerdo
De este modo, una respuesta abierta puede transformarse en algo más fácil de registrar y analizar.
La función de los KPIs en Project Management es clara: medir todos los aspectos que influyen en el rendimiento de un proyecto con el objetivo de mantener en el futuro los que han funcionado bien y corregir los que no han funcionado o han funcionado mal.
KPIs: algunos ejemplos para Project Management
Ahora que ya hemos explicado el concepto de KPIs, qué es y qué implica para el Project Management, veamos algunos ejemplos que se pueden utilizar en este ámbito:
- Rentabilidad (beneficios – costes)
- Adecuación del presupuesto al gasto final
- Tiempos de trabajo disponibles
- Tiempos de trabajo empleados
- Correspondencia entre calendarización y entregas
- Recursos empleados
- Calidad del proyecto en su estado final
- Satisfacción del equipo de trabajo
- Satisfacción del cliente
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