La evaluación de un proyecto. Herramienta clave para evitar el fracaso

A la hora de llevar a cabo un proyecto una de las primeras claves que debemos resolver para asegurar su éxito es cómo se llevará a cabo su evaluación. ¿Por qué? Porque la evaluación de proyectos ayudará a prevenir riesgos y problemas, detectar puntos de mejora y valorar las acciones acometidas. En este post te explicamos qué es la evaluación de un proyecto y todo lo que debes tener en cuenta para desarrollarla. 

¿Qué es la evaluación de un proyecto?

La evaluación de los proyectos es un proceso de valoración en el cual se analizan todos los elementos que intervienen en el proyecto con el fin de determinar su viabilidad y eficacia, calcular los posibles riesgos y determinar las respuestas. Se trata de una fase fundamental, con independencia de sus características y tamaño del proyecto en cuestión. 

No obstante, el término evaluar implica mucho más que valorar. Este concepto supone la recogida y análisis de datos de manera continua. 

¿Por qué es importante la evaluación de proyectos?

La importancia de la evaluación de proyectos radica en que supone implementar un seguimiento y control que permita establecer una comparación para poder determinar y medir la evolución del proyecto, detectar desviaciones y necesidades y establecer las medidas de mejora necesarias a lo largo del proceso. Además, todo proceso de evaluación precisa de un monitoreo, un seguimiento y control continuo que permita:

• Comprobar que el proyecto evoluciona conforme al plan diseñado.
• Detectar amenazas y oportunidades, anticiparse a ellas y tomar las decisiones oportunas en cada momento.

A pesar de la importancia de este proceso para alcanzar el éxito, en muchas empresas la evaluación de un proyecto es una fase que pasa casi inadvertida.  Estas organizaciones suelen centrarse solo en los resultados finales, sin tener presente el resto de etapas que componen un proyecto ni los elementos y factores que intervienen. Esta visión reducida del proceso de evaluación impide que se detecten errores y problemas a tiempo, a lo largo del proceso y, por tanto, que se busquen soluciones que prevengan o mitiguen las posibles consecuencias. Una evaluación continua y bien definida puede prevenir algunas de las causas por las que fracasan los proyectos y contribuye en la consecución de los objetivos propuestos.

¿Cuáles son los métodos y criterios de evaluación de un proyecto?

Todo proyecto puede valorarse en base a dos tipos de metodología de evaluación, cada una con sus criterios: la cuantitativa y la cualitativa. 

• Los análisis cuantitativos se basan en datos medibles y cuantificables que son recogidos y analizados mediante la estadística. Son muy estructurados, extremadamente objetivos, y se usan para cuantificar un fenómeno. Se orienta a los resultados. Algunos de los criterios de evaluación cuantitativos son: las revisiones de desempeño, el análisis de tendencias o el análisis de valor acumulado. 
• Los análisis cualitativos es una técnica descriptiva que se basa en datos narrativos. Se trata de análisis más subjetivos que se emplean para describir un fenómeno. Se orienta a los procesos. Algunos de los criterios de evaluación cualitativos son: las entrevistas, las reuniones o los reportes. 

¿Cómo se lleva a cabo la evaluación de proyectos?

La forma de llevar a cabo la evaluación de proyectos dependerá de muchos factores: de cómo lo está gestionando el Director de Proyectos, de su experiencia, de los recursos al alcance, de las posibilidades, del riesgo que pueda asumir el proyecto… En cualquier caso, es primordial elegir un método de evaluación y los indicadores de desempeño que se emplearán para monitorizarlo. 

Entre las formas más comunes de evaluar proyectos se encuentran las auditorías, las reuniones de estado, el seguimiento de presupuesto, los grupos de enfoque, las entrevistas, el control de plazos… 

¿Qué es un indicador de desempeño y para qué sirve? 

Los indicadores de desempeño de proyectos son una medida de información que permite saber cómo está funcionando dicho proyecto. O sea, que la función de los indicadores de desempeño es evaluar su desarrollo. Por lo tanto, dada su importancia, es necesario que queden establecidos desde el primer momento. 

¿Cuáles son los indicadores de un proyecto?

En general, en la evaluación de proyecto se utilizan muchos indicadores que pueden ser de tres tipos: 

• Indicadores de diagnóstico: se trata de aquellos que permiten comparar la situación actual, real, del proyecto, con la planificada para así poder detectar desviaciones y fallos. 
• Indicadores retrospectivos: hablamos de los indicadores que recopilan información sobre qué se ha logrado del proyecto hasta la fecha para poner en valor lo conseguido. 
• Indicadores de predicción: nos referimos a aquellos que, tomando en consideración la situación actual del proyecto y los datos de cómo se ha ido desarrollando, sirven para anticipar posibles problemas futuros. 

¿Se evalúan los proyectos sociales?

Los proyectos sociales también deben ser evaluados, ya que esto puede ayudar a las organizaciones en muchos aspectos: a mejorar su imagen, a ser más transparentes, a potenciar sus fortalezas y corregir sus debilidades… teniendo en cuenta siempre que los indicadores que se seleccionen para su evaluación, los cuales son de máxima importancia, deben ser tanto rigurosos como realistas. De esta forma será posible adquirir una visión global y completa de la realidad, asegurarse de que el proyecto cuenta con los recursos adecuados, y también aportar valor a dichos proyectos. 

Principales causas de fracaso de un proyecto

Existen muchas razones por las que un proyecto puede llegar a fracasar, y de hecho las principales causas de fracaso de los proyectos son muy comunes.  Estas causas están relacionadas con:

1. Definición del alcance. No tener claro el alcance del proyecto, los requisitos y características del mismo, impedirá una planificación y un control eficaz.
2. Objetivos mal definidos o inalcanzables. En ocasiones, especialmente cuando no se tiene experiencia en un determinado campo, se establecen metas por encima de las posibilidades, objetivos poco realistas o ambiguos.
3. Gestión del riesgo.  Ningún proyecto está exento de riesgos. Un análisis inicial exhaustivo ayudará a identificar tanto los posibles riesgos como sus causas, para corregirlas o prevenir respuestas adecuadas. Sin embargo, existen ciertos riesgos que son más difíciles de prever. Solo se pueden detectar a través de un seguimiento y evaluación continua.
4. Gestión del cambio. La gestión del cambio es, hoy más que nunca, un requisito vital para las empresas. Las organizaciones deben estar dispuestas y preparadas para cambiar y adaptarse si quieren sobrevivir y poder competir. La evaluación contribuye en este proceso de cambio y mejora continua al detectar necesidades.
5. Comunicación.  La falta de comunicación o la inexistencia de una estrategia comunicativa bien definida es otro de los graves problemas que cometen algunas empresas que impiden detectar contratiempos y tomar decisiones acertadas.
6. Evaluación. Una deficiente estrategia de evaluación de un proyecto también puede ser la causa del fracaso de cualquier proyecto. Todo proyecto precisa de una evaluación inicial, para asegurarse de la viabilidad del proyecto, analizar los riesgos y poder realizar una planificación adecuada, y de un seguimiento continuo, que permita prevenir problemas y ofrecer respuestas rápidas y efectivas. Si no existe este control y seguimiento, difícilmente se podrán introducir modificaciones que corrijan y mejoren los procesos.