Cuatro consejos para preparar reuniones en Project Management
En un post anterior tratamos una herramienta fundamental para el Project Manager: las reuniones de seguimiento, y en él analizamos cómo podríamos ser más eficientes en las mismas con el objetivo de mejorar la gestión del proyecto. Uno de los aspectos clave para que las reuniones de seguimiento sean eficientes es prepararlas con anterioridad: en la entrada de hoy vamos a enfocarnos en este aspecto de las reuniones del Project Management, apuntando cuatro consejos que nos permitan hacerlo con eficacia.
1. Definir objetivos claros para la reunión
Uno de los más comunes motivos de fracaso en una reunión, es que no hay un propósito claro; por lo que los participantes acuden sin la adecuada preparación ni motivación para dirigir la convocatoria hacia una resolución. Por ello, antes de convocar una reunión hay que tener claro cuáles serán los temas a tratar y definir con antelación cuáles son los objetivos que se pretenden alcanzar; para así poder preparar una agenda adecuada que usaremos para seguir los temas en la reunión.
2. Seleccionar a los participantes necesarios para la reunión
En muchas ocasiones, las reuniones fracasan porque no participan determinados miembros necesarios para la consecución de los objetivos previstos; o por el contrario porque se invita a demasiada gente: se envían invitaciones a listas completas de distribución y participan personas a quienes no interesa el tema e intervienen de manera inadecuada. Por tanto, es fundamental que una vez fijados los objetivos se seleccione al equipo adecuado y necesario para participar.
Esto no significa que cuanto menos participantes se incluya en una reunión es mejor: a veces es necesario ampliar el equipo para por ejemplo una lluvia de ideas donde es mejor que haya más participantes, o en el caso de un “All Hands” deben participar centenares o miles de personas para escuchar un anuncio del equipo ejecutivo.
3. Designar a un moderador que gestione la reunión
Para que una reunión funcione eficientemente, es una buena práctica que exista un moderador que dirija la reunión dando seguimiento a la agenda preestablecida de una manera que cumpla los objetivos planteados. Aunque el moderador suele ser quien moderó la reunión, en ocasiones suele elegirse otro participante que pueda considerarse más apropiado, por ejemplo para que tenga suficiente autoridad y experiencia para manejar al equipo.
El moderador debe encargarse en primer lugar de las labores básicas como dar comienzo a la reunión a la hora determinada, hacer que se cubran los temas establecidos en la agenda y dar término en el tiempo acordado. Pero también debe dirigir las intervenciones, acortando tiempos si se extienden o redirigir el tema si se están saliendo de los asuntos previstos.
4. Elegir el mejor lugar para la reunión: presencial o en remoto
Según el tipo de reunión, se debe elegir el lugar más adecuado: por ejemplo alrededor de una mesa en caso de que haya debate, o tipo aula si es una formación o un anuncio de pocos presentadores a muchos oyentes. Así, es necesario tener en cuenta el mobiliario necesario, y que esté disponible el material audiovisual que vayamos a usar.
Pero además, en estos tiempos post-pandémicos, en todas las reuniones hay que valorar si merece la pena hacerla de manera presencial o funcionaría hacerla en remoto mediante una videollamada.